خلاصه ای از مقاله
چگونه یک مدیر خوب باشیم و یک تیم کارآمد را مدیریت کنیم؟ برای محقق نمودن این اهداف باید از ابزار و تکنیک های مدیریت استفاده کنید.
آنچه در این مقاله می خوانید:
چگونه هنر مدیریت را یاد بگیریم؟
برخورداری از ویژگی‌های مدیر خوب، یکی از پیش شرط‌های مدیریت تیمی کارآمد است اما نمی‌تواند تنها دلیل کارآمد بودن تیم باشد. اینطور نیست که دلیل کارآمدی تیم به یک فرد خاص مربوط شود بلکه از عواملی همانند پویایی داخلی تیم، بهینه سازی فرآیند‌ها، ساختار مناسب تیم، طرز نگرش و کیفیت اعضا تیم منشأ می‌گیرد.
چگونه می‌توان یک تیم را به جایگاه خوبی رساند؟
در ابتدا اجازه دهید به لغت کارآمد نگاهی بیندازیم: در فرهنگ لغت، اصطلاح کارآمد به معنای این است که یک سیستم یا ماشین با حداقل زمان یا هزینه هدررفته به حداکثر بهره‌وری برسد.
در ارتباط با انسان، این کلمه به معنای آن است که فرد کاری را به صورت منظم و با کیفیت بالا انجام دهد. همانطور که ملاحظه نمودید کارآیی و راندمان در هر دو زمینه فعالیت شخصی و سیستمی کاربرد خواهد داشت.
اگر بخواهیم این عنوان را به محیط بیزنیس و کاری مرتبط سازیم باید بگوئیم یک تیم کارآمد، گروهی از افراد توانمند هستند که در پی یک هدف واحد با همدیگر همکاری دارند تا بدون هدر دادن زمان، انرژی یا هزینه، در حد امکان به یک نتیجه کیفی دست یابند. اجازه دهید این عنوان را به چند زیر شاخه تقسیم کنیم:
- دارای نظم و انضباط هستند.
- مهارت و تخصص دارند.
- با یکدیگر همکاری می‌کنند.
- هدف یا دیدگاه مشترکی دارند.
- برای به پایان رساندن وظایف خود، از انگیزه کافی برخوردار هستند.
- در محیطی فعالیت دارند که به کارآمدی منجر می‌شود.
گرچه این زیر شاخه‌ها مهم و قابل توجه هستند اما مطئناً تنها با توجه به آنها نمی‌توانید کارآمدی را در تیم خود ایجاد کنید. در این جا به چندین راه اشاره می‌شود که با استفاده از آنها تیم شما می‌تواند در کوتاه‌ترین زمان ممکن به شکل شگفت انگیزی پیشرفت کند و راندمان بهتری ارائه دهد.
1. بهینه سازی فرآیند کسب و کار را در نظر داشته باشید
قبل از آنکه در مورد تیم خود کاری انجام دهید، اطمینان حاصل کنید پروسه‌ای که تیم شما باید در پیش گیرد یا تحت تأثیر آن واقع می‌شود، بهینه سازی شده است. در این جا لازم است آنچه را که قرار است انجام شود به صورت گام‌به‌گام مشخص و تعیین کنید تیم شما مسئول انجام چه کارهایی است.
در این رابطه، میتوانید از یک جدول یا عبارت استفاده کنید. هر چیزی که موجب شود در طول روز بر جریان کار آنها اثرات نامطلوب بگذارد را مشخص کنید. برای انجام هر مرحله و کاری که باید انجام شود، زمانی را مشخص کنید تا بتوانید در صورت بروز هر گونه شکاف یا فاصله آن را تشخیص دهید.
- نکته! این وظیفه را به افرادی بسپارید که در هر حوزه، مسئولیت یا مدیریت را بر عهده دارند. در این صورت اعضا تیم شما احساس می‌کنند در هر مرحله شکل‌گیری درگیر هستند و برای ایجاد فرآیند‌های موثرتر تلاش بیشتری خواهند داشت.
2. یک تیم حرفه‌ای تشکیل دهید
آبراهام لینکلن می‌گوید: «اگر برای خرد کردن یک تنه درخت شش ساعت فرصت داشته باشم، چهار ساعت نخست را صرف تیز کردن تبرم خواهد کرد.» به همین دلیل است که بیزینس‌های بزرگ زمان زیادی را صرف استخدام می‌کنند چرا که واقعاً جواب می‌دهد.
به جای آنکه بخواهید زمان را صرف از دست دادن نیروهای خود کنید، در ابتدا هوشمندانه عمل کنید و اصول تیم سازی را یاد بگیرید. به این ترتیب میتوانید افراد مناسبی را استخدام نمایید و به آنها یاد دهید چگونه می‌توانند وظایف خود را آسانتر و سریع‌تر انجام دهند.
- نکته! از افرادی که استخدام می‌کنید در مورد سیستم و روند کار خودتان نظر خواهی کنید. آیا آنها به مواردی اشاره می‌کنند که جای پیشرفت داشته باشد؟ افراد و کارمندان جدید به لحاظ روحی برای یک رویکرد جدید و بدیع آمادگی دارند؟
و آیا دانش، تجربه و اطلاعاتی را که از قبل کسب کرده‌اند با خود منتقل می‌کنند؟ اگر این موارد برای شما کارآیی دارند حتماً از آنها استفاده کنید.
مقاله پیشنهادی: 9 راه برای ارتقا مهارت های مدیریت تیمی و افزایش عملکرد کارکنان
3. جلسات منظم و پی در پی داشته باشید
هر تیم تفاوت‌های منحصر‌به‌فرد خودش را دارد. بنابراین برگزاری جلسات منظم برای هر تیم دستاوردهایی را به همراه خواهدداشت. به عنوان یک قانون، سعی کنید در طول یک هفته برای یک مبحث واحد، چندین جلسه برگزار نکنید.
تیم شما برای انجام وظایف خود به زمان نیاز دارد. جا دارد به این نکته اشاره شود که برگزاری جلسه بهترین و موثرترین روش برای انسجام افراد تیم است.
لازم است هر جلسه را به روش‌های گوناگون برگزار کنید تا متوجه شوید کدام یک اثر بهتری خواهدداشت. برخی تیم‌ها دوست دارند در ابتدای صبح که به سر کار خود می‌روند یک جلسه کوتاه مدت ایستاده داشته باشند و بدانند لازم است در طول روز چه کارهایی را انجام دهند.
برخی دیگر، ترجیح می‌دهند هفته‌ای یک بار جلسه داشته باشند. رویکردهای متفاوتی را به اجرا بگذارید و آنها را متقاعد کنید که حتی یک درصد پیشرفت در راندمان نیز برای شما مهم است.
4. سخت‌ترین کارها را در ابتدا انجام دهید
در زمانه حاضر کارهای بسیاری باید انجام پذیرد و فرصت اندکی وجود دارد. تیم خود را بر انجام وظایف عمده و بزرگ متمرکز کنید و در صورتی که زمان داشتید به سراغ کارهای کم اهمیت‌تر بروید.
- نکته! تعدای از افراد تمایل دارند ابتدا کارهای کوچک را انجام دهند تا نسبت به تکمیل آن احساس رضایت داشته باشند و بتوانند سریعاً فعالیت صورت گرفته را به رئیس یا کارفرمای خود گزارش کنند.
به اعضای تیم خود توجه داشته باشید، چه کسانی نخست به سراغ وظایف کوچک‌تر می‌روند. به آنها این نکته را گوشزد کنید که انجام وظایف یک رقابت نیست.
5. از نرم افزارهای مدیریت وظایف استفاده کنید
با یک کاغذ و خودکار می‌توان کارهای بسیاری را انجام داد. اگر چه یک دفتر یادداشت یا لیست وظایف روزانه برای شما مناسب به شمار رود، اما برای انجام کارهای تیمی دردسر ساز خواهد بود.
به این خاطر که اعضای تیم به سختی می‌توانند یادداشت‌ها را پیدا کنند، لیست‌ها دائماً تکرار می‌شوند و تیم شما نمی‌تواند آنها را در زمان مناسب ببیند. از نرم افزارهای مدیریت وظایف کارکنان که به صورت آنلاین وجود دارند استفاده کنید تا هر شخص از هر کجا به آن دسترسی داشته باشد.
- نکته! ازطرح‌های رایگان نرم افزارهای مدیریت استفاده کنید و ابزاری را که مناسب شما یا تیمتان باشد انتخاب نمایید. به تیم خود این توضیح را بدهید که قصد دارید زندگی را برای آنها آسانتر کنید.
6. ترکیب تیم خود را آنالیز کنید
اطلاع داشتن از ترکیب تیم برای ایجاد کارآمدی و راندمان یک اصل اساسی به شمار می‌رود. به تیم خود، هم به صورت فردی و هم به عنوان یک گروه دقت داشته باشید. چه مهارت‌هایی در سطح تیم ارائه می‌شود؟
آیا مهارت‌هایی در تیم به صورت فردی ارائه می‌شود که بتوان آنها را به اشتراک گذاشت یا به دیگران نیز یاد داد؟ چه فرد یا افرادی فاقد یک مهارت کلیدی هستند؟
زمانی که متوجه عیوب و نقایص شوید و بفهمید چه افرادی باید در کدام حوزه‌ها قوی‌تر شوند، میتوانید یک برنامه برای رسیدگی به آنها طراحی کنید.
- نکته! نقایص، نقطه ضعف به شمار نمی‌روند. آنها فقط مهارت‌هایی هستند که افراد تیم شما هنوز آنها را در اختیار ندارند. همه افراد تیم باید به این درک برسند که در حال پیشرفت هستند و از پله‌های ترقی برای زندگی شخصی خود بالا می‌روند.
از ارائه برچسب منفی که موجب خواهد شد افراد تیم احساس کنند برای آنها احترام قائل نیستید خودداری کنید.
7. آموزش و یادگیری را جزئی از برنامه تیم خود کنید
در صورتی که متوجه یک شکاف مهارتی یا فقدان یک تخصص شدید، برای آموزش تیم اقدام کنید. اعضای تیم بابت تمایل شما به ارائه مهارت‌های جدید و اقدام برای آموزش از شما سپاسگزار خواهند بود و هم زمان راندمان تیم افزایش خواهدیافت. با مهارت‌هایی شروع کنیدکه برای تیم شما ضروری‌تر به نظر می‌رسند.
- نکته! چندین دانشگاه آنلاین بزرگ، دوره‌های رایگان برگزار می‌کنند اما برای امتحان ورودی و دریافت گواهینامه نیاز به پرداخت مبالغی خواهد بود. در صورتی که نمی‌توانید مبالغ مورد نیاز را پرداخت کنید اما تیم شما تشنه یادگیری باشد احتمالاً به چند روز مرخصی برای یادگیری مهارت جدید نیاز داشته باشید.
8. در گزینش افراد دقت کنید
در صورتی که افراد تیم شما نتوانند مهارت را لازم را کسب کنند و به اجرا بگذارند، باید فرد جدیدی را استخدام کنید تا خلأهای ایجاد شده را پر کنید.
به این موضوع توجه داشته باشید که آیا این شخص کارآیی لازم را برای تیم شما خواهدداشت و تاثیر مورد نیاز را ایجاد خواهد کرد. تیم‌های کارآمد، ترکیبی از مهارت‌های لازم و پویایی مثبت هستند.
- نکته! استخدام و به کارگیری افراد شایسته و مناسب نیز یک مهارت به شمار می‌رود. بنابراین اگر در اجرای این روند تازه کار هستید، استفاده از یک فرد متخصص در این زمینه لازم به نظر می‌رسد. بابت یادگیری از همکاران یا متخصصانی خارج از مجموعه، هراس نداشته باشید.
9. اهداف تیم خود را تعیین کنید
تیم‌های کارآمد به این موضوع توجه دارند که چه منافع و فوایدی در بیزینس دارند. اطمینان حاصل کنید تیم شما کاملاً به این موضوع واقف است که باید چه کاری را انجام دهد و چه خلأیی را باید پر کند. در این صورت شما میتوانید تیم را به ساختارهای دیگر شرکت متصل نمایید و آنها را در جریان نتیجه کار خود قرار دهید.
- نکته! اکثر افراد تمایل دارند از رئیس یا مدیر عامل در مورد اثرات فعالیت‌هایشان بر پیشرفت شرکت بشنوند.
10. به ارتباطات دوجانبه اهمیت دهید
از آنجا که بشر اولیه از غار تنهایی خود بیرون آمد و جمع‌گرایی را ترجیح داد، هیچ پروژه‌ای را نمی‌توان به صورت انفرادی انجام داد. محیطی را ایجاد کنید تا تیم شما متوجه این موضوع شود که موفقیت یک نفر یا یک تیم، وابسته به موفقیت فرد یا تیم دیگر خواهد بود و در این صورت مشارکت و همکاری میان اعضای تیم نیز ترویج داده خواهد شد.
- نکته! این نوع تأکید، موثر واقع خواهد شد. چرا که برای تک‌تک افراد کاربرد دارد و هر فرد می‌داند در تیم باید چگونه کار کند و هر تیم نیز می‌داند در تعامل با سایر تیم‌ها باید چگونه فعالیت داشته باشد تا به اهداف بزرگ بیزینس دسترسی پیدا کند.
11. برای هر روز خود هدف داشته باشید
این مورد اندکی با هدف تیم و رسیدن به اهداف شرکت متفاوت است. به این معنا که به لحاظ روانشناسانه باید به فواید مشارکت اجتماعی نیز فکر کنید. هدف تیم یا شرکت شما چیست؟ چرا هر روز از تختخواب خود برمی خیزید و به انجام وظایف خود می‌پردازید؟ به این موارد فکر کنید.
12. آرامش محیط کار را تأمین کنید
شما به عنوان یک مدیر، مسئول نهایی تیم هستید. تیم‌هایی که بتوانند دیدگاه‌ها و نظرات خود را با آرامش و فراغ خاطر بیان کنند، احساس شادی و رضایت بیشتری دارند و می‌توانند با راندمان بهتری فعالیت داشته باشند.
با صداقت و آزاداندیشی، برای تیم خود یک محیط امن و آرام را ایجادکنید. برای آنها احترام قائل شوید، به آنها اعتماد داشته باشید و هر زمان با شما صحبت می‌کنند به آنها گوش دهید.
این راه خوبی است تا احساس امنیت داشته باشند و قادر باشند بدون هراس و واهمه با شما صحبت کنند. اعضا تیم را تشویق کنید تا ایده و نظرات خود را بیان کنند و نتایج مثبتی را برای شما به ارمغان بیاورند.
- نکته! همدردی یک کلید اساسی به شمار می‌رود. خودتان را به جای افراد حاضر در تیم قرار دهید. زمانی که این کار را انجام دهید، حس اعتماد، صداقت، احترام و توجه را به طور طبیعی ایجاد خواهید کرد.
13. از کارمندان خود تقدیر کنید
منظور این نیست که به خاطر دست‌یابی به پیشرفت‌های بزرگ، پاداشی در نظر بگیرید. بلکه هر کار کوچکی را که به صورت درست و شایسته انجام پذیرفته است را ارزشمند بدانید. مهم نیست که یک فرد چقدر استعداد داشته باشد، باهوش باشد یا توانمند باشد.
اگر با تلاشهای خود به موفقیتی رسیده باشد، تنها به دلیل سخت‌کوشی بوده است. توجه به انجام این کارهای کوچک و ارزشمند دانستن آنها برای تیم شما یک دنیا ارزش خواهد داشت و نشانه اخلاقیات است. تأکید مثبت نیز کلید مهمی به شمار می‌رود.
افرادی که کارهای بزرگی انجام می‌دهند و مورد تقدیر قرار می‌گیرند نه تنها تلاش خود را برای کارآمد بودن بیشتر می‌کنند بلکه سعی می‌کنند عملکرد عالی و بی‌نظیری داشته باشند. این تقدیر و تشکر با عبارت ساده «از شما متشکرم ....» شروع خواهد شد.
- نکته! روش‌های مختلف را امتحان کنید تا بفهمید کدام مورد برای تیم شما کارآیی خواهد داشت. به فایل کارمندان خود یک لیست یادداشت اضافه کنید تا هنگام ترک کار، این موارد را به یاد داشته باشید یا در دوران کاری به آنها اجازه دهید بعد از ظهرها زودتر محل کار را ترک کنند یا صبح‌ها اندکی دیرتر در سر کار حاضر شوند.
از ابزار و تکنیک های مدیریت استفاده کنید
تیم خود را با استفاده از ساختارهای موجود تقویت کنید، مهارت‌های لازم را به آنها آموزش دهید، محیطی را ایجادکنید که بتوانند در آن به حد عالی برسند، پیشرفت‌های حاصل شده را ارزشمند بدانید و همیشه حتی برای یک درصد پیشرفت نیز اهمیت قائل شوید تا بتوانید تیم خود را به مراتب بالاتری ارتقا دهید.
داشتن یک ذهنیت درست برای ساخت تجربه‌ای از زندگی که با پذیرش همه اتفاقات غیرقابل پیش‌بینی آن، شما را به موفقیت برساند، چه‌قدر برای شما حائز اهمیت است؟ اگر علاقه‌مند هستید در خصوص راهنمایی که شما را برای تجربه یک زندگی موفق آماده می‌کند، بیشتر بدانید، مطالعه مقاله معرفی دوره شگفت انگیز پاراسل زندگی را از دست ندهید.
لطفا شکیبا باشید !
پاسخ به نظر