آنچه در این مقاله می خوانید:

• تکنیک‌های مدیریت زمان چیست؟
• زمانی را به کارهای پیش بینی نشده اختصاص دهید
• تنها بر آنچه اهمیت دارد، متمرکز شوید
• همواره به دنبال پیشرفت و بهبود باشید

چه تکنیک‌هایی را باید برای موفقیت بیاموزیم؟

آخرین باری که از شخصی شنیدید به خاطر مشغله فراوان نتوانسته به انجام کاری بپردازد، مربوط به چه زمانی می‌شود؟ صبح‌ها که از خواب بیدار می‌شوید چه قدر فرصت دارید کارهای خودتان را انجام دهید؟ مدیریت زمان برای موفقیت شما چگونه است؟

تصور کنید در طول روز، 1000 کلمه نوشته‌اید، حداقل یک ساعت مطالعه داشته‌اید، به یک فایل صوتی گوش داده‌اید، به ورزشگاه رفته‌اید و یک شغل تمام وقت دارید. آیا انجام این موارد را کارهای بزرگی می دانید؟ اما افراد بسیاری هستند که در طول روز کارهای بسیار بیشتری را انجام می‌دهند.

تکنیک‌های مدیریت زمان چیست؟

اگر تکنیک‌های مؤثر مدیریت زمان را به کار بگیرید، می‌توانید از زمان به شکل بهینه استفاده کنید. مدیریت زمان، کاری پیچیده و مشکل نیست. در این راستا لازم است نظم داشته باشید و اصولی را رعایت کنید. به این ترتیب، حتی زمانی که حوصله ندارید،

می‌توانید بازدهی و کارآیی بالایی داشته باشید. اگرچه این موضوع کمی چالش برانگیز به نظر می‌رسد اما مطمئناً کنترل کردن زمان، ارزش غلبه بر این چالش را خواهد داشت.

با استفاده از تکنیک‌هایی که در این مقاله به شما معرفی خواهیم کرد، می‌توانید در طول روز، کنترل زمان را به دست بگیرید:

1. اجازه دهید علایق شما همانند یک محرک عمل کنند

آیا تا‌به‌حال تعجب نکرده‌اید که چگونه برخی از افراد می‌توانند در طول یک سال، پنج یا هر هفت روز هفته را به باشگاه بروند؟ یا اینکه کارآفرینان چگونه می‌توانند به خاطر موفقیت، روزهای آخر هفته خود را فدا کنند؟

مثلاً برخی افراد موفق به خاطر پیگیری علایق خود، صبح‌ها زودتر از خواب بیدار می‌شوند. برخی این روش را پیدا کردن علایق می‌نامند و برخی دیگر آن را یافتن معنای زندگی می‌دانند. تنها لازم است تصور کنید زندگی ایده آل شما به چه شکل خواهد شد.

به چه کارهایی خواهید پرداخت؟ سبک زندگی شما چه شکلی خواهد گرفت؟ می‌دانید نکته تعجب برانگیز چیست؟ فاصله و شکافی که میان زندگی فعلی و زندگی ایده‌آل شما وجود دارد. پاسخ این پرسش‌ها را بیابید تا بتوانید اهداف معناداری برای زندگی ایده آل خود پیداکنید.

در این صورت می‌توانید تمرکز بیشتری روی زمان خود داشته باشید.

2. روش های سپری کردن زمان خود را زیر نظر داشته باشید

کمی تأمل کنید. اگر نمی‌دانید در طول روز، زمان خود را صرف چه کارهایی می‌کنید و به چه شکل روزتان را سپری می‌کنید در این صورت زمان خود را هدر می‌دهید. این حرف را قبول ندارید؟!

نتیجه تحقیقات نشان می‌دهد که افراد معمولی و عادی جامعه، روزانه 3 ساعت را مشغول تماس‌های تلفنی هستند. این زمان، تنها زمانی است که افراد صرف تلفن‌های هوشمند خود می‌کنند و مربوط به موارد دیگر نمی‌شود.

به همین دلیل، دقت کردن به نحوه سپری شدن زمان و بهینه‌سازی آن اهمیت بسیاری دارد. تنها بر امور و وظایفی که اهمیت بالایی دارند متمرکز شوید. به طور مثال، اگر هدف امروز شما نوشتن 1000 کلمه است، همین هدف را پیگیری کنید.

اگر بخواهید همه هدف‌های خود را در طول روز دنبال کنید، در این صورت انرژی شما تحلیل خواهد رفت. قاعده کلی این است که هر روز دو تا پنج ساعت از زمان خود را به کارهای مفید اختصاص دهید.

بهتر است در طول روز  4 کار را انجام دهید و تکمیل نمایید تا اینکه احساس رضایت و خوشایندی داشته باشید نه اینکه 8 کار را به صورت نیمه تمام بگذارید و احساس افسردگی پیدا کنید.

3. زمانی را به کارهای پیش بینی نشده اختصاص دهید

تصور کنید اهداف و وظایف روز آینده خود را مشخص کرده‌اید. آنچه را که باید انجام دهید نوشته‌اید و تخمین زده‌اید که انجام هر کدام از آنها چه مقدار زمان احتیاج خواهد داشت.

مثلاً فردا دوشنبه است و می‌دانید در طول روز چه کارهایی خواهید داشت اما ناگهان رئیستان از شما انجام کاری را می‌خواهد که تا ساعت هفت عصر طول خواهد کشید. خسته به خانه برمی گردید اما همسر و فرزندانتان به توجه شما نیاز دارند، بنابراین زمانی را با آنها خواهید گذراند.

بدون آنکه متوجه سپری شدن زمان شوید، ساعت ده شب و زمان استراحت شما فرا می‌رسد. بنابراین دیگر وقت کافی برای انجام سایر کارهایی که پیش‌بینی کرده بودید را نخواهید داشت.

این سناریو، می‌تواند برای هر کس به اشکال مختلف اتفاق بیفتد اما نتیجه همه آنها مشابه است و در نهایت هیچ کاری انجام نشده است. تا آنجا که امکان دارد از فرصت‌هایی که در طول روز دارید اطمینان خاطر حاصل کنید.

به این معنا که دو یا سه ساعت زودتر از خواب بیدار شوید تا بتوانید کارهای مهم خود را انجام دهید. به عبارت دیگر، محیط و شرایطی را که در آن قرار گرفته‌اید، ارزیابی کنید تا به بهترین شکل ممکن از آنها استفاده کنید.

در رفت و آمد های روزانه و زمان‌هایی که فارغ از انجام کارهای دیگر هستید به جای گوش‌دادن به موزیک، به فایل‌های صوتی آموزشی گوش کنید، همیشه یک کتاب همراه خود داشته باشید تا در زمان‌های بیکاری مشغول مطالعه شوید.

اکنون به این موضوع فکر کنید که در چه زمینه‌هایی در طول روز، استفاده بهینه از زمان خود ندارید.

4. برای مدیریت مؤثر زمان از این کلمات استفاده کنید

مطمئناً از گفتن کلمه «نه» متنفر هستید. اما بی‌تردید بدون آنکه متوجه باشید در واقعیت از این کلمه استفاده می‌کنید. هر زمان که به چیزی پاسخ «مثبت» داده‌اید در واقع به چیز دیگری «نه» گفته‌اید.

زمانی که دوستی از شما می‌خواهد برای نوشیدن یک قهوه همراه او بروید، در واقع به نوشتن 500 کلمه یا گذراندن زمان با خانواده «نه» گفته‌اید. در طول روز، شما در معرض درخواست‌های بسیاری قرار خواهید گرفت؛ از درخواست بیرون بردن زباله تا همراهی با دوستان در یک برنامه تفریحی.

تصمیم‌گیری با شما است که چه چیزی برای شما اهمیت دارد و چگونه می‌توانید زمان خود را سپری کنید. گفتن کلمه «نه» همیشه پاسخ مناسبی نیست اما باید بدانید چه زمانی با گفتن «نه» فرصت آزادتری پیدا خواهید کرد.

مقاله پیشنهادی: از اصول مدیریت زمان چه می دانید؟

5. کارهای مهم را به برنامه روزانه خود اضافه کنید

گاهی در طول روز 5 ساعت را صرف کارهای خود کرده‌اید اما باز هم زمان را به هدر داده‌اید. چگونه چنین چیزی امکان دارد؟ مطمئناً کارهای اشتباهی را انجام داده‌اید. اگر می‌خواهید حداکثر استفاده از زمان خود را ببرید،

باید این موضوع را مورد توجه قرار دهید. زمانی را صرفاً به برنامه‌ریزی برای چگونگی رسیدن به اهداف خود در نظر بگیرید. مثلاً اگر می‌خواهید در مورد بیزینس و افراد ایده آل در این حوزه مطالعه داشته باشید، اهدافی را برای خود مشخص کنید که شما را در رساندن به چنین جایگاهی کمک کند.

به عبارت دیگر، اهداف خود را هوشمندانه تعیین کنید. اهداف هوشمندانه، اهدافی خاص و مرتبط به شما هستند. با مشخص شدن این اهداف، می‌توانید هدف‌هایتان را دنبال نمایید و مطمئن شوید که قابل دسترسی هستند.

تنظیم اهداف هوشمندانه به شما تضمین خواهد داد که می‌توانید موفق شوید و روی وظایف مهم خود متمرکز شوید.

6. تنها بر آنچه اهمیت دارد، متمرکز شوید

نوشتن وظایف و امور مهم در تقویم، تنها هدف شما برای مدیریت زمان نیست بلکه باید کارهای مهمی را که دارید به انجام برسانید. در غیر این صورت خود را در پایان خط می‌بینید. در ابتدا به این فکر کنید که برای چه کاری تلاش می‌کنید. آیا می‌خواهید به پیشرفت و سطح جدیدی برسید؟

زمانی که اهداف هوشمندانه خود را تعیین کردید، آن‌ها را به اهداف قابل دسترس روزانه تقسیم کنید. بر مهمترین کارهای خود متمرکز شوید و نخست آنها را به پایان برسانید.

بیش از سه یا چهار ساعت از روز خود را صرف تکمیل این اهداف روزانه نکنید. اگر مدت زمان بیشتری را صرف آنها کنید احساس می‌کنید مشغول یک کار تمام وقت هستید و در این صورت انرژی شما کاسته خواهد شد.

7. زمان انجام هر کار را محدود کنید

برخی افراد عقیده دارند انجام هر کار تا زمانی طول خواهد کشید که برای انجام آن فرصت باشد. بنابراین برای انجام یک کار برای خودتان چهار ساعت زمان در نظر بگیرید و در همان زمان تعیین شده آن را به پایان برسانید.

به دوران مدرسه خود فکر کنید، زمانی که باید تکلیف درسی خود را می‌نوشتید. اگر شما نیز همانند اکثریت بوده‌اید، احتمالاً تا لحظه آخر زمان را کشته‌اید و تکلیف خود را به تعویق انداخته‌ و در ساعات پایانی باقی مانده بالاخره تکالیف خود را انجام داده‌اید. این همان قانون پارکینسون است.

برای اینکه استفاده بهینه‌ای از زمان داشته باشید،  باید برای انجام و تکمیل هر وظیفه‌ای، زمان پایان مشخص کنید. اگرچه این کار در ابتدا چالش برانگیز به نظر می‌رسد اما به تدریج یاد می‌گیرید چگونه بیشترین بهره را از زمان خود ببرید. به طور مثال، اگر باید 1500 پست بنویسید،

برای خودتان چهار ساعت زمان در نظر بگیرید. دو ساعت برای نوشتن و دو ساعت برای ویرایش آنها. اگر این بار با کمبود زمان مواجه شدید، دفعه بعد که قصد داشتید همین کار را انجام دهید، زمان بیشتری را در نظر بگیرید.

این یک پروسه بی‌پایان است. اما هرچه تمرین بیشتری داشته باشید، عملکرد بهتری خواهید داشت.

8. هر روز ذهن خود را تقویت و بازسازی کنید

شما می‌توانید به هر چیزی در این دنیا برسید، اما بدون یک ذهن باز و قدرتمند تنها انرژی شما تحلیل خواهد رفت. گمان نکنید که مدیتیشن نوعی گزافه‌گویی است. در واقع اثرات سازنده‌ای خواهد داشت.

تحقیقات بیشماری ثابت کرده‌اند که مدیتیشن اثرات مثبت دارد و به شما کمک خواهد کرد در زمان حال زندگی کنید. اگر خسته از محل کار به خانه برگشته‌اید و به این فکر می‌کنید که روزتان چگونه گذشته است، در حقیقت، شما در زمان حال زندگی نمی‌کنید.

این دو تصویر را در ذهن خود بسازید، با خواب آلودگی در کلاس هستید یا با انرژی در کلاس حاضر شده‌اید و دائم در حال سؤال پرسیدن هستید. مثال دوم به این مربوط می‌شود که چگونه در لحظه حال زندگی کردن می‌تواند بر کیفیت کار و زندگی شما اثر بگذارد.

در نتیجه مثلاً به جای آنکه امور خود را نیمه کاره انجام دهید، کیفیت کار شما بهبود پیدا خواهد کرد.

9. مدیریت زمان را به شکل متمرکز انجام دهید

آیا شما جزء آن دسته از افراد هستید که چند کار را همزمان انجام می‌دهند؟ اگر پاسخ شما مثبت است، در این صورت بهره‌وری شما به شکل قابل توجهی کاهش خواهد یافت.

در عصر حاضر، بسیاری از افراد به خودشان افتخار می‌کنند که جزء این گروه هستند. حتی مدیران شرکت‌های بزرگ به خودشان بابت انجام چند کار افتخار می‌کنند. به خاطر داشته باشید که انجام همزمان چند کار راه حل مناسبی نیست، زیرا زمان کافی برای درست انجام دادن هیچ کدام را نخواهید داشت.

این یک موقعیت دو سر باخت است. بنابراین بهتر است بر انجام یک کار با بهره‌وری بالا متمرکز شوید. در این صورت انرژی کمتری را از دست خواهید داد و خطای کمتری از شما سر خواهد زد. 

10. همواره به دنبال پیشرفت و بهبود باشید

مدیریت زمان، مهارتی نیست که آن را یک‌باره به دست بیاورید و بتوانید در رزومه خود قید کنید بلکه دست‌یابی به آن، نیازمند صرف زمان کافی است. هنگامی در مدیریت زمان مهارت خواهید یافت که این مقاله را به خوبی مطالعه کنید و تکنیک های ارائه شده را پیاده کنید.

البته لازم نیست استراتژی‌های زیادی را یاد بگیرید، زیرا شاید برخی از تکنیک‌ها را از قبل بدانید اما فقط آنها را اجرا نمی‌کنید. راه حل پیشنهادی این است که یک محیط مؤثر و انگیزه بخش ایجاد کنید.

افراد مثبت را دنبال کنید و از مشاوره متخصصان در این حوزه بهره ببرید. به تدریج عادت‌های خوب آنها، جزئی از رفتارهای شما خواهد شد.

تصور کنید هدفی برای خود تعیین کرده‌اید و از رسیدن به آن احساس رضایت دارید. حتی اگر به هدف خود نرسید، مطمئن هستید که پیشرفت‌های خوبی داشته‌اید، چرا که در مدیریت زمان متخصص شده‌اید.

اکنون که شما مؤثرترین تکنیک‌های مدیریت زمان را می دانید، به سراغ یکی از آنها بروید. هرگاه در این مورد کاملاً حرفه‌ای و متخصص شدید به سراغ تکنیک بعدی بروید.