آنچه در این مقاله می خوانید:

• اولویت بندی یکی از اصول مدیریت زمان است
• یک روتین صبحگاهی و عصرگاهی عالی داشته باشید
• برنامه ریزی زمانی داشته باشید
• زمانی را نیز به خودتان اختصاص دهید

اهمیت مدیریت زمان

شما باید یاد بگیرید که به شکلی مؤثر از زمان خود در راستای دستیابی به موفقیت در زندگی، استفاده نمایید. چرا که همانطور که بارها شنیده‌اید وقت طلا می‌باشد و اگر شما بتوانید به شکلی درست از آن استفاده کنید، می‌توانید به یک فرد موفق تبدیل شوید.

اما سؤالی که اکنون مطرح می‌شود این است که چگونه می‌توان مدیریت زمان را یاد گرفته و در زندگی به کار برد؟ اگر تمایل دارید پاسخ این سؤال را بدانید، تا آخر این مقاله با ما همراه باشید.

1. اولویت بندی یکی از اصول مدیریت زمان است

در این مرحله شما درباره این موضوع که می‌خواهید زمان خود را چگونه سپری کنید و اینکه چه اهدافی برای آینده خود دارید، به صورت واضح و مشخص تصمیم گیری کرده‌اید. اکنون زمان آن رسیده است که اولویت‌بندی زمانی داشته باشید تا بتوانید اهداف خود را به واقعیت تبدیل کنید. اگر شما اولویت بندی نداشته باشید، تمرکز خود را از دست می‌دهید و همین باعث ایجاد وقفه در کارهایتان می‌شود.

در کنار این دو مورد باید این را نیز در نظر بگیرید که زمان شما با کارهای کم‌ارزش پر شده است و دیگر فرصتی برای انجام کارهای مهم و ارزشمند باقی نمی‌ماند. اگر شما 20 کار مختلف را در لیست کارهایی که باید انجام دهید نوشته‌اید، باید بدانید که شما اولویت بندی ندارید. زمانی که شما یک لیست بی‌انتها داشته باشید، نمی‌توانید هیچ یک از این کارها را به درستی انجام دهید و تمرکز خود را به طور کامل از دست می‌دهید.

اگر شما جزء کسانی هستید که سرشان به شدت شلوغ است، برای مدیریت زمان باید روی فعالیت‌های خود تمرکز و اولویت‌بندی داشته باشید. در این صورت می‌توانید با کمک این دو کار به اهداف خود دست پیدا کنید. یک استراتژی ساده برای مدیریت زمان این است که در نهایت 5 هدفی که می‌خواهید به آن‌ها دست پیدا کنید را در لیست خود یادداشت نمایید.

اگر شما توانستید آنها را به اتمام برسانید، می‌توانید روی موارد دیگر نیز کار کنید. اما باید همیشه به یاد داشته باشید که این 5 مورد در اولویت ابتدایی شما قرار گرفته‌اند. این کار به شما کمک می‌کند تا تمرکز خود را از دست ندهید و حتی فرصت پیدا کنید کارهایی که در لیست اولویت‌های شما قرار ندارد را نیز انجام دهید.

2. در ابتدا مهم‌ترین کار خود را انجام دهید

این استراتژی یکی از کلیدی‌ترین مواردی است که باید در زمینه مدیریت مؤثر زمان در نظر گرفت. روز خود را با پرسیدن یک سؤال مشخص آغاز کنید: «اولین هدفی که من باید امروز به آن دست پیدا کنم دقیقاً چیست؟» زمانی که شما اولین اولویت کاری خود را به روشنی بدانید و برای رسیدن به آن تلاش کنید، شانس بالایی برای به سرانجام رساندن آن کار خواهید داشت.

این تکنیک به شما کمک می‌کند تا با تمرکز پیش بروید و درگیر شلوغی روز نشده و اجازه ندهید هیچ چیزی روز شما را تحت تأثیر قرار دهد. دلیل این اتفاق، این است که شما در همان شروع روز که انرژی شما در بالاترین اندازه ممکن است، یک تصمیم آگاهانه گرفته‌اید. تاکنون دقت کرده‌اید که هر چقدر روز به انتهای خود نزدیک می‌شود، انرژی شما و قدرت تمرکز شما کمتر و کمتر می‌شود؟ بنابراین شما باید مهم‌ترین کار خود را در ابتدای روز انجام دهید.

اگر باید با مشتریان بالقوه خود تماس بگیرید، این کار را در ابتدای روز انجام دهید. اگر می‌خواهید متن یک سخنرانی بسیار مهم را یادداشت نمایید، آن را در صبح انجام دهید. به هیچ عنوان چند کار را با یکدیگر انجام ندهید. هر بار روی یک کار مشخص تمرکز کنید و تا زمانی که به اتمام برسد تنها روی همان یک کار زمان بگذارید.

اگر شما کار مهم خود را در ابتدا انجام ندهید، آنگاه مجبور خواهید بود که تمام روز را به آن کار مهم فکر کنید و دیگر نمی‌توانید روی کارهای دیگر خود تمرکز داشته باشید. پس همواره به یاد داشته باشید که این کار باعث می‌شود تا شما در انتهای روز بهره‌وری بسیار بالاتری داشته باشید.

مقاله پیشنهادی: چه عواملی مانع از مدیریت درست زمان می شوند؟ | عزت خواه دات کام

3. یک روتین صبحگاهی و عصرگاهی عالی داشته باشید

اگر شما هنگام انجام کارهای خود از نظر جسمانی و ذهنی در شرایط ایده‌آل خود قرار گرفته باشید، مطمئناً می‌توانید تمرکز و بهره وری بیشتری را نیز داشته باشید. ساخت یک روتین صبحگاهی مناسب می‌تواند باعث شود تا شما میزان تمرکز و انرژی بالایی داشته و بتوانید اولویت‌های کاری خود را به خوبی به اتمام برسانید. شما با تمرکز کردن روی آنچه که می‌خواهید به آن دست پیدا کنید، می‌توانید هر روز 60 تا 90 دقیقه را با بالاترین کیفیت ممکن کار کنید.

هر روز خود را با خوردن صبحانه مغذی، مطالعه کردن، مدیتیشن یا رفتن به پیاده روی آغاز کنید. هر کاری که احساس می‌کنید می‌تواند بیشترین انرژی را به شما بدهد، انجام دهید. سپس به سراغ اولویت‌های خود رفته و در طول روز به انجام دادن آنها بپردازید.

از خودتان بپرسید که انجام کدام کار برای من از اولویت بالاتری برخوردار است؟ همان کار را در ابتدای روز انجام دهید. در زمینه انجام موارد عنوان شده تداوم داشته باشید. شاید در ابتدا این کار برای شما سخت به نظر برسد اما مثل رفتن به باشگاه، این کار نیز به مرور زمان برایتان راحت‌تر خواهد شد. به ویژه زمانی که به نتایجی که به دنبال آن بوده‌اید دست پیدا کنید.

اگر شما قصد دارید که بهره‌وری خود را دو برابر کنید و از زمانتان استفاده حداکثری داشته باشید، در کنار روتین صبحگاهی خود یک روتین عصرگاهی نیز داشته باشید. در آخر هر روز 15 دقیقه زمان بگذارید و به روز پیش رو فکر کنید. 3 ویژگی بسیار خوبی که آن روز دارد را یادداشت کنید. این ویژگی می‌تواند برای مثال پیدا کردن یک مشتری جدید، داشتن یک قرار ملاقات بسیار خوب یا دریافت بازخورد مثبت درباره کارتان باشد.

هر چیزی که می‌تواند به شما احساس مثبت و اعتماد به نفس بدهد را بنویسید. در گام بعدی 3 تا 5 هدفی که می‌خواهید فردا به آنها دست پیدا کنید را نیز یادداشت نمایید. آن‌ها را نیز بر اساس میزان اهمیت اولویت‌بندی کنید. این کار به شما این اطمینان را می‌دهد که در ذهن‌تان هر چیزی که درباره فردا وجود دارد، تازه است. شما حتی می‌توانید برای اطمینان بیشتر اول هر هفته 30 دقیقه زمان بگذارید و برای کل روز خود برنامه ریزی داشته و اولویت‌های خود را مشخص نمایید.

4. برنامه ریزی زمانی داشته باشید

اگر می‌خواهید روی زمان خود کنترل کامل داشته، آزادی بیشتری را تجربه کرده و استرس و پیچیدگی کمتری را داشته باشید، باید از انجام هم زمان چند کار پرهیز کنید. شما باید به جای این کار، برای هر کار یک بازه زمانی مشخص تعیین کنید و در این بازه‌ها تنها به یک کار بپردازید و از یک کار به سراغ کار دیگری نروید.

یکی از رایج‌ترین حالت‌های زمان بندی حالت 30/60/60 می‌باشد. به این شکل که شما در دو بازه ابتدایی 50 دقیقه را کار کرده و 10 دقیقه استراحت می‌کنید. سپس در 30 دقیقه مانده به مطالعه پرداخته یا به پیاده روی می‌روید. این استراتژی به شما کمک می‌کند تا انرژی خود را حتی در گذر زمان نیز در بالاترین حالت نگه دارید.

5. زمانی را نیز به خودتان اختصاص دهید

هر چند وقت یک‌بار زمانی را به خودتان اختصاص می‌دهید یا به خاطر موفقیت‌های کوچک یا بزرگ خود هر روز جشن می‌گیرید؟ برخی اعتقاد دارند که باید هر روز سخت‌تر و طولانی‌تر از روز قبل کار کنند تا بتوانند تا آنجا که امکان پذیر است، دستاورد داشته باشند. اگر شما به صورت مداوم این کار را انجام دهید، خیلی زود انرژی خود را از دست می‌دهید.

شما با استفاده حداکثری از زمان خود می‌توانید روی فعالیت‌های ارزشمند متمرکز شوید. این کار به شما کمک می‌کند تا بتوانید به اهداف خود برسید و زمان بیشتری را نیز برای خودتان و اطرافیانتان داشته باشید. همچنین با این کار شما می‌توانید انرژی خود را حفظ کنید و در نتیجه آن بهره‌وری و خلاقیت بیشتری را داشته باشید.