آنچه در این مقاله می خوانید:

• برقراری ارتباط موثر
• قانون اول: اولویت بندی داشته باشید
• قانون دوم: سازماندهی داشته باشید
• قانون سوم: به بهترین شکل با تیم خود ارتباط برقرار کنید
• قانون چهارم: گاهی اوقات، باید با جدیت حرف بزنید
• قانون پنجم: واضح و روشن سخن بگویید
• قانون ششم: همیشه نظرات دیگران را بپرسید
• قانون هفتم: داشتن ارتباطات را فراموش نکنید
• قانون هشتم: افکار خود را سازماندهی کنید
• قانون نهم: برای مکالمات خود برنامه ریزی داشته باشید
• قانون دهم: نسبت به نشانه‌های غیرکلامی خود دقت کافی داشته باشید
• قانون یازدهم: روشن و کوتاه حرف بزنید
• قانون دوازدهم: نشان دهید که چگونه یک فرد دیگر، سود خواهد برد
• قانون سیزدهم: شنونده خوبی باشید  

برقراری ارتباط موثر

آیا برای شما هم پیش آمده است که گاهی اوقات بدون هیچ دلیل مشخصی تأخیر داشته باشید؟ آیا شما احساس می‌کنید که مثل تیم‌های در حال کار در شرکتتان به یک زبان کاملاً متفاوت صحبت می‌کنید؟ آیا در زمینه برقراری ارتباط میان تیم فنی خود و افراد کسب و کارتان دچار مشکل هستید؟ آیا بحث‌های شما با سهامداران اغلب مبهم به نظر می‌رسند؟ اگر پاسخ شما، به تمامی این سؤالات یک بله بزرگ است، بنابراین شما در برقراری ارتباط دچار مشکل هستید. در این مقاله قصد داریم به شما کمک کنیم تا مهارت‌های ارتباطی خود را بهینه‌سازی نمایید. بنابراین دیگر لازم نیست درباره این مسئله نگران باشید. برای اینکه بتوانید مهارت‌های ارتباطی خود را ارتقا دهید، قوانین طلایی زیر را به دقت مطالعه نمایید.

قانون اول: اولویت بندی داشته باشید

یک دستورالعمل داشته و با توجه به اولویت‌های خود برای خودتان برنامه کوتاه‌مدت قرار دهید. با این کار می‌توانید بیشتر از آنچه که بتوانید تصور کنید در زمان و کار خود صرفه‌جویی کنید. با توجه به میزان اهمیت این کار، یک لیست از کارهایی که باید انجام دهید، تهیه نمایید تا بتوانید ایده‌ای که به آن نیاز دارید را در زمان مناسب کسب کنید. مدیریت زمان را به هیچ عنوان فراموش نکنید. مسئله مهم‌تر این است که بدانید که به چه منابعی و چه میزان تلاش نیاز دارید تا به اهداف خود دست پیدا کنید.

قانون دوم: سازماندهی داشته باشید

شما باید یک جدول مشخص تهیه کنید که مشخص می‌کند هرکسی چه کاری را انجام داده و هر کاری باید در چه زمانی انجام شود. بعد از این کار تنها موضوعی که باید به آن دقت داشته باشید تخصیص وظایف و مدیریت است.

قانون سوم: به بهترین شکل با تیم خود ارتباط برقرار کنید

امکانات بسیاری وجود دارد که شما می‌توانید از آنها استفاده کنید و خودتان و تیم کاریتان را شکل داده و سازماندهی نمایید. ممکن است برای اینکه این فرآیند به درستی شکل بگیرد نیاز به چند ماه زمان برای آزمون و خطا داشته باشید اما بعد از مدتی می‌توانید بهترین راه‌های ممکن را پیدا کنید. اینکه بخواهید به اطلاعات پراکنده یا تماس‌های از دست رفته بپردازید، سبب یک وقفه غیرضروری خواهد شد. شما تنها باید در ارتباط با تیم خود از بهترین روش‌ها و متدهای موجود استفاده کنید.

مقاله پیشنهادی: چگونه می توان با دیگران ارتباط موثر داشت؟

قانون چهارم: گاهی اوقات، باید با جدیت حرف بزنید

حقیقت این است که افراد همیشه حالت ستیزه‌جو ندارند. حرف زدن درباره مسائل مختلف و سوء‌تفاهم‌ها می‌تواند کیفیت کار و میزان بهره‌وری آن‌ها را به‌طور مستقیم افزایش دهد. وجود ارتباطات خوب میان تیم فنی و غیرفنی می‌تواند داشتن یک پیشرفت دائمی را تضمین نماید.

قانون پنجم: واضح و روشن سخن بگویید

شما نیاز دارید اهداف و گزارشات خود را به شکلی ارائه دهید که دیگران بتوانند در آخر منظور شما را به‌طور دقیق متوجه شوند. همچنین باید اطمینان حاصل کنید که تیم بازاریابی شما و مشتریان نهایی شما به یک حد خوب از درک درباره چیزی که در اختیار آنها قرار گرفته است، رسیده‌اند.

قانون ششم: همیشه نظرات دیگران را بپرسید

دریافت نظرات دیگران یک امر ضروری در کسب‌وکار است. این کار یکی از معیارهای بسیار ضروری در بررسی میزان پیشرفت به‌شمار می‌رود. ارائه و دریافت نظرات به شما کمک می‌کند تا شما به یک دیدگاه مناسب درباره کارهایی که نتیجه‌بخش بوده و کارهایی که نتیجه‌بخش نبوده‌اند، دست پیدا کنید. به علاوه با دریافت نظرات مناسب شما می‌توانید متوجه شوید که تا چه میزان کار خود را خوب انجام داده‌اید. همچنین به شما کمک می‌کند تا ایرادات را قبل از اینکه به وقوع بپیوندند، حل نمایید.

قانون هفتم: داشتن ارتباطات را فراموش نکنید

دعوت به عمل، بسیار مهم است. در جهانی که زمان برابر با پول است، توانایی پاسخگویی یک کلید اصلی به شمار می‌رود. این کار به شما کمک می‌کند تا نسبت به اولویت‌های تیم خود آگاهی بیشتری را کسب نمایید. داشتن اقدامات لازم برای مقابله با خطرات و مسائل غیرمنتظره می‌تواند به پیشرفت پروژه کاری شما به شکل سریع ‌تری کمک کند. شما می‌توانید گاهی اوقات عملکرد حیرت‌انگیزی داشته باشید. برای این کار باید صبر، مدیریت و ارتباطات خیلی خوبی داشته باشید. شما باید همیشه با مشکلات ناخوشایندی که در طول مدیریت شما اتفاق می‌افتند، مواجه شوید. این کار نیاز به یک راه‌حل خیلی عالی دارد. راهکارهای خیلی خوب برای اینکه بتوانند به شکل موثری اجرا شوند، به تلاش زیادی نیاز دارند. پس شما باید با صبر و حوصله و تلاش به نتیجه دلخواه خود دست پیدا کنید.

قانون هشتم: افکار خود را سازماندهی کنید

داشتن افکار متلاطم، منجر به سخنان غیرواقعی می‌شود. سازماندهی افکار به صورت سیستماتیک، در حقیقت، اولین گام در داشتن ارتباطات مؤثر است. شما باید پیامی که قصد انتقال آن را دارید، به شکل روشن انتقال دهید. این کار به شما کمک می‌کند تا یک چهارچوب برای مکالمات خود داشته باشید. برقراری ارتباطات یک فرآیند پویا است. بنابراین شما باید افکار خود را سازماندهی کرده و مرتب نمایید. داشتن حضور ذهن بسیار مهم است.

مقاله پیشنهادی: مدیریت افکار و ذهن در زندگی (بخش اول)

قانون نهم: برای مکالمات خود برنامه ریزی داشته باشید

زمانی که شما دارید به موضوع مشخصی فکر می‌کنید، سعی کنید تجسم کنید که چه نوع واکنش‌هایی را درباره آن خواهید داشت. حالت‌های مختلفی که یک مکالمه ممکن است به آن شکل پیش برود را برای خود تجسم کنید و برای آن آماده شوید. این کار کمک می‌کند تا شخصیت و رفتار فرد مقابل که می‌خواهید با او برخورد داشته باشید را در نظر بگیرید. اینکه او ترجیح می‌دهد به چه شکلی کار کند و سبک رفتاری او چگونه است؟ پاسخ دادن به این سؤالات به شما این امکان را می‌دهد که رویکرد خود را مطابق با نتایج به دست آورده، قرار دهید. 

قانون دهم: نسبت به نشانه‌های غیرکلامی خود دقت کافی داشته باشید

آیا شما می‌دانید که چه میزان از ارتباطات ما از طریق نشانه‌های غیرکلامی اتفاق می‌افتند؟ پیامی که شما از طریق حرکات خود، زبان بدن و حالت‌های صورت خود انتقال می‌دهید، نقش بسیار مهمی در پاسخی که به شما داده می‌شود، خواهند داشت. به همین دلیل، زبان کلامی و غیرکلامی باید با هم سازگار باشند. در غیر این صورت، شما نشانه‌های مناسبی را ارسال نکرده و در نتیجه به هدفی که به دنبال آن بوده‌اید نیز دست پیدا نمی‌کنید.

قانون یازدهم: روشن و کوتاه حرف بزنید

همانطور که همیشه می‌گویند، کمترین همیشه بهترین است. این قانون برای ارتباطات نیز صدق می‌کند. هدف شما در برقراری ارتباط باید انتقال پیام و دریافت یک پاسخ مناسب باشد. روی نکات اصلی خود تاکید کنید و به سؤالات به شکل واضح و مستقیم پاسخ دهید. سعی کنید از تکرار بیش از حد و پرگویی دست کشیده و واضح و صریح حرف خود را بزنید.

قانون دوازدهم: نشان دهید که چگونه یک فرد دیگر، سود خواهد برد

زمانی که شما به‌طور مستقیم به شخص مقابل خود نشان دهید که تا چه میزان از پیشنهاد شما سود می‌برد، خیلی راحت‌تر می‌توانید او را متقاعد کنید. بدین منظور شما باید میزان سودی که فرد مقابل دریافت می‌کند را برای او توضیح داده و بگویید که این پیشنهاد شما به چه شکلی زندگی او را بهبود می‌بخشد. برای مثال به جای اینکه توضیح دهید که این محصول جدید کارآمدتر است، به او بگویید که به کمک آن چقدر در زمان و انرژی مشتری صرفه‌جویی خواهد شد.

قانون سیزدهم: شنونده خوبی باشید  

اغلب اهمیت گوش دادن به طرف مقابل و درک دیدگاه‌های او نادیده گرفته می‌شود. ارتباط مؤثر یک حرکت دو طرفه است. اگر شما یک نگرش یک طرفه را اتخاذ کنید، نمی‌توانید با طرف مقابل خود ارتباط خوب و موثری داشته باشید. زمانی که فرد مقابل احساس کند شما برای مشارکت او در مکالمه ارزش قائل هستید و به نیازهای او پاسخ مناسبی می‌دهید، بهتر می‌توانید او را قانع نمایید. شما باید با صبر به صحبت‌های طرف مقابل خود گوش داده و به ترتیب با یکدیگر صحبت کنید.