آنچه در این مقاله می خوانید:

• افراد موفق قدرت تصمیم گیری‌ خود را صرف کارهای مهم می‌کنند
• افراد موفق برای هر کاری برنامه‌ریزی می‌کنند
• افراد موفق روی پروژه‌های مهم متمرکز می‌شوند

8 تکنیک مدیریت زمان

چرا مدیریت زمان اهمیت دارد؟  افراد موفق چگونه زمان را مدیریت می کنند؟

به گفته لئوناردو داوینچی

«افراد موفق به ندرت عقب می‌نشینند و اجازه می‌دهند فرصت‌ها به سراغ آنها برود. آن‌ها خودشان به سمت فرصت‌ها می‌روند».

به عبارت دیگر، افراد موفق می‌دانند که صرفاً داشتن امید، آن‌ها را به نتایج خوبی نخواهد رساند. از نظر آنها موفقیت اتفاقی نیست. یکی از سؤال‌هایی که در رابطه با افراد موفق مطرح می‌شود این است که آنها زمان خود را به چه شکلی مدیریت می‌کنند؟

در جواب باید گفت که پیروزی و کامیابی نتیجه مستقیم آماده سازی، برنامه ریزی و تخصیص زمان به مهم‌ترین اهداف است. در اینجا 8 استراتژی مدیریت زمان را به شما معرفی می‌کنیم که افراد موفق از آنها استفاده می‌کنند. 

1. افراد موفق قدرت تصمیم گیری‌ خود را صرف کارهای مهم می‌کنند

لباسی که مارک زاکربرگ می‌پوشد غالباً یک پیراهن خاکستری و شلوار جین است. استیو جابز تقریباً هر روز یک شلوار جین و یک یقه اسکی مشکی می‌پوشد. افراد موفق و به نام دنیا، کمد لباسشان را به ساده‌ترین شکل پر می‌کنند. آن‌ها قدرت تصمیم گیری خود را صرف مسائل جزئی و کم اهمیت نمی‌کنند.

به این خاطر که می‌دانند فقط تعدادی از تصمیم‌ها مهم هستند. آن‌ها معتقدند که نباید همه تصمیم‌هایشان کامل و در حد عالی باشد. همین امر موجب خواهد شد برای تصمیم گیری‌های بزرگ و مهم فرصت بیشتری داشته باشند.

این افراد، تمایل دارند تصمیم‌های خود را به ساده‌ترین شکل ممکن اجرا کنند. آن‌ها دائماً به این فکر نمی‌کنند که باید به باشگاه بروند یا برای صبحانه چه باید بخورند.

در عوض، هر روز در زمان یکسانی مشغول به کار می‌شوند و هر روز صبحانه مشابهی میل می‌کنند. آن‌ها از قدرت اختیار و اراده خود استفاده می‌کنند و توانایی تصمیم گیری را صرف امور مهم و بزرگ پیش روی خود می‌کنند.

2. افراد موفق برنامه روتین صبحگاهی دارند

آن‌ها هر روز خود را با یک برنامه مشخص شروع می‌کنند. در برنامه آن‌ها می‌توان فعالیت‌هایی از جمله؛ آرامش با مدیتیشن، مطالعه، تمرینات ورزشی، اولویت‌بندی امور روزانه، تصویرسازی یک روز خوب و عالی و صرف یک صبحانه مقوی را مشاهده کرد.

مثلاً تونی رابینز که یک سخنران انگیزشی است صبح را با یک دوش آب سرد شروع می‌کند تا سیستم بدنی‌اش را بازسازی کند. همچنین در ابتدای صبح تمرینات تنفسی انجام می‌دهد. او معتقد است تمرکز خود را بر هر موضوعی که قرار دهیم، در ذهن ما توسعه پیدا می‌کند.

بنابراین تلاش می‌کند در روتین صبحگاهی خود، روی غلبه بر ترس و اضطراب تمرکز بیشتری داشته باشد. در حقیقت، نمی‌توان فرمول دقیقی را برای ساخت یک روتین صبحگاهی مؤثر و کارآمد ارائه کرد.

افراد موفق فعالیت‌های مختلفی را تجربه می‌کنند تا در نهایت بتوانند روشی را بیابند که مناسب سبک زندگی‌شان باشد و آنها را برای یک روز موفق آماده کند. این افراد همچنین روتینی برای ساعات پایانی روز خوددارند.

3. افراد موفق یک روتین شبانه دارند

به گفته الکساندر گراهام بل: «داشتن آمادگی، بیش از هر عامل دیگری به موفقیت کمک می‌کند». بر این اساس می‌توان نتیجه گرفت که افراد موفق منتظر نمی‌مانند تا روز شروع شود و سپس آماده شوند بلکه آن‌ها از شب قبل خود را آماده می‌کنند.

از جمله این که تلفن‌های هوشمند خود را کنار می‌گذارند و شروع به مطالعه می‌کنند، مدیتیشن انجام می‌دهند و برای روز بعد خود برنامه‌ریزی می‌کنند. به این ترتیب، هر روز صبح راحت و بدون استرس از خواب بیدار می‌شوند چرا که از شب قبل برای یک روز خوب و پربازده آماده شده‌اند.

4. افراد موفق برای هر کاری برنامه‌ریزی می‌کنند

آبراهام لینکلن می‌گوید: «اگر برای شکستن یک تنه درخت شش ساعت به من فرصت بدهند، چهار ساعت ابتدایی را صرف تیز کردن تبرم خواهم کرد.»  یکی از مهمترین عادات افراد موفق، این است که برای هر کاری برنامه‌ریزی می‌کنند.

در واقع، فاکتور مهمی که افراد موفق و عادی جامعه را از هم متمایز می‌کند، برنامه‌ریزی دقیق و استراتژیک آنها است. افراد موفق ساعاتی را به فکر کردن در مورد اهداف و ایده‌هایشان اختصاص می‌دهند. این دسته، تمرکز زیادی بر زندگی خود دارند و آن را به دقت بررسی و تحلیل می‌کنند.

همین امر باعث شده است بتوانند با تأمل و به صورت استراتژیک تصمیمات کلیدی را اتخاذ کنند. برنامه ریزی دقیقی که این افراد دارند به طور دقیق و واضح نشان خواهد داد که چه کاری را در چه زمانی باید انجام دهند. آن‌ها موفق خواهند شد فعالیت‌های خود را در سطوحی با کیفیت بالا انجام دهند.

5. افراد موفق از سیستم برنامه ریزی درستی استفاده می‌کنند

زمانی که بیل گیتس رئیس شرکت مایکروسافت بود، هر سال دو بار و هر مرتبه یک هفته را به فکر کردن اختصاص می‌داد. او در طول این یک هفته کسی را نمی‌پذیرفت و در عوض مطالب زیادی را در مورد مایکروسافت و ایده‌های جدید تکنولوژی مطالعه می‌کرد.

بیل گیتس با استفاده از فرصت پیش آمده می‌توانست یک قدم به عقب بازگردد و پروژه و ایده‌های مربوط به مایکروسافت را مرور کند. از این مثال می‌توان نتیجه گرفت که انجام هر پروژه‌ای نیاز به برنامه ریزی دارد، چون در غیر این صورت انجام پذیر نخواهد بود.

افراد موفق، پیوسته به دنبال برنامه‌ریزی و زمان‌بندی کارها هستند و در جریان اولویت‌ها، اهداف و مسیر به دست آوردن آنها قرار دارند. آن‌ها دائماً پیشرفت‌هایشان را بررسی می‌کنند و بر اساس نتایج و درس‌هایی که یاد گرفته‌اند برنامه‌های خود را تنظیم می‌کنند.

مقاله پیشنهادی: رازهای موفقیت بیل گیتس از زبان خودش

6. افراد موفق اصول اولویت بندی کارها را می‌دانند

افراد موفق می‌دانند اگر پروژه‌هایشان را اولویت بندی نکنند، تحت تأثیر دستورالعمل‌های دیگران قرار خواهد گرفت. آن‌ها مرتباً اولویت‌های خود را ارزیابی می‌کنند و با تغییر شرایط، ترتیب انجام آنها را نیز تغییر می‌دهند.

از آنجا که اولویت‌های آنها شفاف و واضح است، می‌توانند به سرعت تشخیص دهند آیا تقاضای دیگران هم راستا با برنامه‌های آنها است یا خیر. چنین افرادی این عادت را در خود تقویت کرده‌اند که درخواست‌های غیرمرتبط با اهداف ارزشمندشان را رد کنند.

آن‌ها یاد گرفته‌اند چگونه محکم و البته مؤدبانه به درخواست‌هایی که ارتباطی با هدف‌هایشان ندارند، «نه» بگویند. از همه مهمتر به جای این که دنبال انجام کارهای بیشتری باشند، سعی می‌کنند کارهای کمتر اما با کیفیتی انجام دهند.

7. افراد موفق روی پروژه‌های مهم متمرکز می‌شوند

استفان کاوی معتقد است اکثر افراد فرصت زیادی را صرف انجام موارد ضروری می‌کنند و دیگر فرصت کافی برای انجام امور مهم را ندارند. او در کتاب «7عادت مردمان مؤثر» این امور را به طبقات زیر تقسیم می‌کند: فوری و مهم، غیر فوری و مهم، فوری و بی‌اهمیت، غیر فوری و بی‌اهمیت.

توجه داشته باشید که زمان خود را صرف کدام دسته از این امور می‌کنید و سرنوشت زندگی خود را به چه شکلی رقم می‌زنید. افراد عادی و معمولی به کارهای فوری می‌پردازند.

در مقابل، افراد موفق بر کارهایی متمرکز می‌شوند که مهم و غیر فوری هستند. این نوع فعالیت‌ها نتایج زودرسی ندارند، در عوض نتیجه آنها در بلندمدت مشخص خواهد شد.

8. افراد موفق ابتدا پروژه‌های مهم را انجام می‌دهند

قدرت اراده یک منبع محدود است. به همین خاطر در طول روز به واسطه تصمیم گیری‌های مختلف، انجام فعالیت‌های متنوع و پروژه‌های گوناگون، قدرت اراده کاهش می‌یابد و کمرنگ می‌شود. افراد موفق، مهم‌ترین کارهایشان را ابتدای صبح که قدرت اراده بیشتری دارند انجام می‌دهند.

در این زمان، خبری از استرس‌های ناشی از فعالیت‌های مختلف در طول روز نیست و هنوز ذهن مشغول آنها نشده است. به علاوه تمرکز ذهنی در این مدت در سطح مطلوبی است. به همین دلیل است که افراد موفق در ابتدای صبح به سراغ مهم‌ترین اهداف خود می‌روند.