10 تکنیک برای این که وقت خود را هدر ندهید

پیدا کردن مدیر موفق و تاثیرگذاری که روش درست مدیریت زمان و کارمندان خود را نداند، کار بسیار دشواری است، به این خاطر که اصلاً چنین کسی وجود ندارد. شما مانند سایر افراد، در طول روز از مدت زمان یکسانی برای انجام دادن وظایف خود برخوردارید. حال روش استفاده شما از این زمان است که در نهایت مشخص می‌کند آیا در انجام دادن کارهای خود موفق خواهید بود یا خیر. اگر برای اولین بار است که سِمَت مدیریت را به عهده می‌گیرید یا قبلاً مدیر بوده‌اید، اما احساس می‌کنید باید کمی آموخته‌های خود را به روز کنید، یادگیری و به کاربردن اصول مدیریت زمان، تأثیر زیادی بر موفقیت شغلی شما به جا خواهد گذاشت. در این مقاله قصد داریم به تعریف این مهارت‌ها بپردازیم. اما پیش از آن لازم است مفهوم مدیریت زمان را تعریف کنیم.

تعریف مدیریت زمان چیست؟

روشی که به استفاده هر چه بهتر از 24 ساعت روز و انجام وظایف فردی و حرفه‌ای کمک می‌کند، مدیریت زمان گفته می‌شود. ماتریس آیزنهاور، که توسط دو آیت آیزنهاور، یکی از رئیس جمهورهای آمریکا ابداع شد، مدیریت زمان را به چهار دسته زیر تقسیم می‌کند:

• کارهای فوری و مهم «کارهایی که باید فوراً انجام دهید».
• کارهای مهم اما غیر فوری «کارهایی که بعداً هم می‌توانید انجام دهید».
• کارهای فوری و غیر مهم «کارهایی که می‌توانید به فرد دیگری واگذار کنید».
• کارهای غیر فوری و غیر مهم «کارهایی که باید حذفشان کنید».

مهارت‌های مدیریت زمان، جزو یکی از این چهار دسته قرار می‌گیرد. اگر یاد بگیرید که زمان و وظایف خود را به شکل موثر تقسیم بندی کنید می‌توانید به اهداف خود دست یافته و تیم خود را به شکل درستی مدیریت کنید.

1. تکنیک‌های برنامه ریزی کردن را بیاموزید

به گفته بنجامین فرانکلین، از بنیانگذاران ایالات متحده: «اگر مهارت برنامه‌ریزی نداشته باشید، باید برای شکست آماده باشید». او در واقع به حقیقت مهمی اشاره کرده است، به این خاطر که برخورداری از دانش برنامه‌ریزی، نقش مهمی در دست‌یابی به اهداف دارد. در واقع هر فردی باید هدف‌های روزانه، هفتگی، ماهانه و حتی سالانه برای خود مشخص کند و آنها را به وظایف کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم بندی کند. مثلاً اگر هدف شما افزایش 10 درصدی ترافیک به وب سایت شرکتتان در مدت یک سال است، باید هدف‌های هفتگی، ماهانه و شش ماهه در نظر بگیرید تا به خوبی در جریان پیشرفت خود قرار داشته باشید.

2. اصول مدیریت ارتباط با کارکنان خود را بدانید

ارتباطات، نقش مهمی در برقراری یا از بین رفتن روابط فردی یا تجاری دارد. اگر شما در سمت مدیر، درگیر مدیریت زمان باشید، باید منتظر نتایج سوء آن بر روابط خود با کارمندان باشید. با این حال، اگر زمانی را صرف گوش دادن و برقراری ارتباط شفاف با اعضای تیم و ارباب رجوع خود کنید، شاهد موفقیت‌های بزرگی در کسب و کار خود خواهید بود. بنابراین حتماً به شکل منظم با اعضای تیم در ارتباط باشید. به این ترتیب پی می‌برید آیا بر اساس هدف‌هایی که برایشان مشخص کرده‌اید عمل می‌کنند یا خیر. اگر همین شکل از روابط را برای مشتریان خود نیز به کار ببرید، کسب و کار شما به موفقیت بزرگی دست خواهد یافت. به خاطر داشته باشید که برقراری ارتباط موثر با کارکنان نیازمند تمرین و صرف وقت کافی است. در این جا چند استراتژی به شما معرفی خواهیم کرد که به کمک آن‌ها می‌توانید ارتباطات خود در محیط کار را بهبود ببخشید.

مقاله پیشنهادی: مدیریت زمان بر اساس تیپ شخصیتی | عزت خواه دات کام

• مخاطب خود را به درستی بشناسید: شناخت درست مخاطب، نقش مهمی در برقراری ارتباطات موثر در محیط کار دارد. این مساله هم برای ارتباطات شفاهی و هم نوشتاری، اعم از سخنرانی در جمع یا ارسال ایمیل‌های روزانه کاربرد دارد. از جمله این که مخاطب هدف شما چه کسانی هستند؟ هدف پیام شما چیست؟ چه چیزی را باید بدانند؟ از آنها چه انتظاری دارید؟ بهترین راه انتقال پیام به مخاطبانتان چیست؟ آن‌ها پیام شما را به چه شکل درک یا برداشت می‌کنند؟ واکنش و طرز فکر آنها نسبت به پیام شما چیست؟ برای پاسخ دادن به سوال‌هایی از این دست، لازم است از قبل برنامه‌ریزی و تحقیق کنید و مدتی رفتار مخاطبان خود را زیر نظر داشته باشید. مثلاً نحوه ارتباط شما با همسالان یا اعضای تیم با مدیر سازمان متفاوت خواهد بود، چون نیازهای آنها نیز با هم متفاوت است.  

• سعی در شناسایی دقیق موقعیت داشته باشید: قبل از برقراری ارتباط در محیط کار، لازم است کمی تأمل کرده  و شناخت درستی از موقعیت به دست آورید. یک راه انجام این کار این است که همانند کودکان رفتار کنید، به این خاطر که آن‌ها معمولاً در مورد موضوعی که می‌خواهند یاد بگیرند، اطلاعات قبلی ندارند و ادعای دانستن هم نمی‌کنند. بنابراین استفاده از این روش به شما کمک می‌کند که بدون جانبداری و اِعمال افکار قبلی خود به شناخت موقعیت و طرز فکر مخاطب خود دست یابید.
• مهارت درست گوش دادن را در خود تقویت کنید: به گفته استفن آر. کاوی، هدف بیشتر افراد از گوش دادن، درک صحبت‌های طرف مقابل نیست بلکه هدفشان جواب دادن به او است. همین موضوع باعث می‌شود که نتوانند با طرف مقابل خود به خوبی ارتباط برقرار کنند. یکی از راهکارهای تقویت مهارت گوش دادن این است که صحبت‌های گوینده را تکرار کنید یا به زبان خودتان بیان کنید. در این صورت، می‌توانید به طرف مقابل نشان دهید که متوجه صحبت‌های او شده‌اید. راهکار دیگر این است در صورتی که متوجه قسمتی از گفته‌های او نشدید، حتماً سوال بپرسید.

3. نظم لازمه مدیریت زمان است

برخورداری از یک سازماندهی قوی در محیط کار، چه از نظر وظایفی که به کارمندان خود محول می‌کنید و چه محیط واقعی کار، نقش مهمی در مدیریت موثر زمان برای مدیران دارد. در صورتی که تیم شما فاقد این سازماندهی بوده و هیچ کس از وظایفی که بر عهده دارد مطلع نباشد یا نداند برای کمک به چه کسی باید مراجعه کند، دست‌یابی به هدف‌ها غیر ممکن خواهد بود. در بحث بهره‌وری از زمان و مدیریت آن، ارتباطات و نظم به یک اندازه اهمیت دارند. بی‌انضباطی هیچ جایی در کسب و کار شما ندارد. در عوض هر دقیقه‌ای که بخواهید صرف پیدا کردن یک فایل گم شده کنید را می‌توانید برای کار با ارزش دیگری به کار ببرید.

4. مدیریت زمان با تقسیم درست وظایف امکان پذیر است

اگر در سازمان خود، در تقسیم وظایف به درستی عمل کنید، اعتماد به نفس و بازده کاری اعضای تیم افزایش خواهد یافت. اگر در سمت مدیریت مشغول به کار هستید، باید مشخص کنید که چه کسی مناسب انجام چه وظیفه‌ای است و همان مسئولیت را به او محول کنید. در غیر این صورت، وقت خود و اعضای تیم را به هدر داده‌اید. با تقسیم دقیق وظایف و فراهم کردن ابزارهای مورد نیاز آنها، کارکنان دیگر برای انجام وظایف خود به وجود شما نیاز ندارند.

5. هر کاری را در زمان مناسب آن انجام دهید

فرض کنیم می‌خواهید ماشین بسازید. در این صورت، آیا قبل از این که چهارچوب آن را ایجاد کنید، اقدام به نصب سیستم صوتی می‌کنید؟ مسلماً نه. بنابراین لازم است قبل از هر کاری، ابتدا مشخص کنید که در رابطه با آن چه کارهایی باید انجام دهید. مثلاً شاید لازم باشد کارهای کوچکی مثل پاسخ‌دادن به سوال رئیس خود یا کارهای بزرگتری مثل نهایی کردن طرح خود را انجام دهید. بنابراین لازم است مهمترین وظایف هر روز خود، زمان شروع آنها و مدت لازم برای انجام آنها را بدانید.

6. برای مدیریت بهینه زمان همزمان چند وظیفه را با هم انجام ندهید

همه ما در طول یک روز باید کارهای مختلفی را انجام دهیم، اما وقتی تصمیم می‌گیریم که همگی آنها را یک جا انجام دهیم، دچار دردسر خواهیم شد. مثلاً ممکن است در حال انجام کاری باشید، اما با شنیدن زنگ دریافت ایمیل، به سراغ گوشی تلفنتان بروید. همین مساله باعث می‌شود که تمرکز خود را از دست بدهید و دیگر نتوانید آن کار را به درستی انجام دهید. راه حل این مشکل این است که اوقات خاصی از روز را برای باز کردن و جواب دادن به ایمیل‌های خود در نظر بگیرید. وقتی در یک زمان، فقط بر روی یک موضوع تمرکز می‌کنید، زودتر می‌توانید کار مربوطه را انجام دهید و تمام تمرکز شما صرفاً معطوف به همان کار خواهد بود.

7. مهارت اولویت بندی را یاد بگیرید

گاهی اوقات تصور می‌کنیم که 8 ساعت کامل از روز خود را صرف وظایف اصلی کار خود می‌کنید، این در حالی است که نتیجه تحقیقات، معمولاً خلاف این موضوع را نشان می‌دهد. اگر در سمت مدیریت یک سازمان هستید می‌توانید هر چند وقت یک بار به بررسی این موضوع بپردازید. به این منظور، یک روزی را در نظر بگیرید و از کارکنان خود بخواهید فعالیت‌هایی که در طول ساعت‌های کاری انجام می‌دهند و مدت زمانی که صرف آن می‌کنند را یادداشت کنند. البته حتماً به آنها اعلام کنید که هدف از این اقدام، مطلقاً شناسایی و اخراج کارمندان کم کار نیست بلکه می‌خواهید به آنها کمک کنید تا در درازمدت بهره‌وری خود را افزایش دهند. قطعاً با در اختیار داشتن اطلاعات کافی، شما و تیمتان بهتر از قبل کار خواهید کرد و می‌توانید عواملی که باعث ایجاد اختلال در کارهایتان خواهند شد را شناسایی کنید.

8. مهارت مدیریت زمان خود را اثبات کنید

همانطور که ملوانان هنگام بروز طوفان برای راهنمایی به کاپیتان خود مراجعه می‌کنند، کارمندان شما نیز باید این حس را از شما دریافت کنند که وقت خود را به خوبی مدیریت کرده‌اید. اگر هر زمانی که کارمند پیش شما می‌آید، شما را آشفته و در حالت عجله مشاهده کند، به احتمال زیاد برای انجام کارهای مهم به شما مراجعه نخواهد کرد. بنابراین حفظ ظاهر یک مدیر کاردان که مهارت مدیریت زمان را به خوبی بداند می‌تواند بر کارمندان نیز تأثیر بگذارد و باعث شود آنها نیز از زمان خود به شکل موثر استفاده کنند.

9. قانون هشتاد بیست را برای مدیریت زمان پیاده کنید

بر اساس اصل پارتو که بیشتر به نام قانون هشتاد بیست شناخته می‌شود، 80 درصد از نتایج، حاصل تنها 20 درصد از کارها هستند. در نتیجه 20 درصد باقی مانده (از نتایج) نیز حاصل 80 درصد فعالیت‌ها هستند. حال شاید بپرسید این قانون چه ارتباطی با مدیریت زمان دارد. در پاسخ باید بگوییم که تنها 20 درصد از شغل شما را کارهای فوری و ضروری را تشکیل می‌دهند، اما همین درصد ناچیز،  بیشترین نتایج ممکن را برای شما به همراه می‌آورند. 80 درصد باقی مانده از وظایف را نیز می‌توانید بین کارمندان خود تقسیم کنید.

10. برای مدیریت زمان به استراحت هم نیاز دارید

اگر بی‌وقفه در حال کار کردن هستید و هیچ زمانی را برای استراحت و تجدید قوا در نظر نمی‌گیرید، قطعاً بعد از مدتی فرسوده و از کار افتاده خواهید شد. فرسودگی به ویژه از نوع روانی آن یکی از عواملی است که باعث می‌شود نتوانید زمان خود را به درستی مدیریت کنید. این وضعیت زمانی پیش می‌آید که تمام زمان خود را صرف کار کردن می‌کنید. در نتیجه انرژی و تمرکز شما به سرعت تحلیل رفته و سلامت روانی‌تان به خطر خواهد افتاد. به همین خاطر لازم است در طول یک روز کاری، اوقاتی را برای استراحت کردن خود و کارمندانتان در نظر بگیرید. این کار تأثیر فوق‌العاده‌ای به همراه دارد از جمله این که زمینه را برای استفاده هر چه بهتر شما از زمان فراهم می‌کند.

مدیریت زمان هرگز به این معنی نیست که دائماً در حال کار و تلاش باشید، چون در این صورت از برخی از جنبه‌های مهم زندگی خود باز خواهید ماند. در عوض باید روش درست برنامه ریزی و اولویت بندی کارها را بدانید تا بیشترین وقت خود را صرف مهم‌ترین کارهایتان کنید. در غیر این صورت ممکن است در پایان روز متوجه شوید که کارهای مهم زیادی برای انجام دادن باقی مانده‌اند اما دیگر زمانی برای شما نمانده است.