آنچه در این مقاله می‌خوانید:

• اصول مدیریت زمان
• قورباغه را قورت بدهید
• از قانون 8020 استفاده کنید
• از انجام همزمان چند کار خودداری کنید
• یک روتین صبحگاهی برای خودتان ترتیب دهید

اصول مدیریت زمان

تاکنون پژوهشگران در مقاله‌های مختلف، تکنیک‌های مختلفی را برای مدیریت زمان ارائه کرده‌اند. در این بخش قصد داریم شما را با 10 مورد مهم آن آشنا کنیم.

1- حساب زمان را داشته باشید

اگر زمانی که برای انجام مسئولیت‌های خود صرف می‌کنید را زیر نظر داشته باشید، کم کم متوجه خواهید شد که برای انجام کدام کارها بیش از اندازه زمان صرف می‌کنید و کمتر به مدیریت زمان توجه دارید. انجام این تکنیک هم ساده است: کافی است وقتی شروع به انجام یک کار جدید می‌کنید، یک تایمر را روشن کنید و کنار دست خود قرار دهید و وقتی کار مورد نظر را تمام کردید، آن را خاموش کنید. در این صورت متوجه می‌شوید که برای انجام دادن یک کار خاص، چقدر زمان صرف می‌کنید. به کمک این تکنیک می‌توانید انتظارات خود را با واقعیت مقایسه کرده و بر اساس یافته‌های خود، برای بهبود مهارت مدیریت زمان تلاش کنید.

2- قورباغه را قورت بدهید

این اصطلاح، اولین بار توسط برایان تریسی معرفی شد و منظور از آن این است که وظایف بزرگتر را زودتر انجام دهید. در واقع ریشه این تکنیک به نقل قولی از مارک تواین باز می‌گردد: «اگر مسئولیت شما این باشد که قورباغه‌ای را قورت بدهید، بهتر است آن را همان صبح انجام دهید. همچینن اگر قرار باشد که دو قورباغه بخورید، بهتر است اول قورباغه بزرگتر را بخورید.» این مفهوم بیانگر این است که اگر مسئولیت بزرگتر را زودتر انجام دهید، چنان از احساس موفقیت سرشار خواهید شد که سایر وظایف در مقایسه با آن به چشم نخواهد آمد.

3-از قانون 8020 استفاده کنید

بر اساس این قانون که با نام «اصل پَرِتو» هم شناخته می‌شود، 80 درصد نتایج مؤثر، نتیجه 20 درصد وظایف است. اساساً قانون 8020 به این معنی است که از هر 10 مسئولیتی که بر عهده شما گذاشته می‌شود، فقط 2 مورد آن، نتیجه با کیفیتی به همراه دارد و بنابراین باید تمرکز خودتان را هم معطوف به این دو کنید. برای استفاده از قانون 8020، فهرستی از 10 کاری که باید انجام دهید تهیه و آنها را به ترتیب اولویت بنویسید. حال نگاهی به دو مورد اول فهرست بیندازید و در کل روز تمرکز خود را بر آنها قرار دهید. حتی اگر همه 8 کار باقی مانده را انجام نمی‌دهید، حداقل دو مورد مهم اول را تمام کرده‌اید.

مقالات پیشنهادی: قانون 8020 برای بهبود بهره وری و مدیریت زمان

4- برای انجام هر کاری زمان تعیین کنید

در نظر گرفتن مهلت یا زمان برای انجام هر کار، یکی از تکنیک‌های مدیریت زمان است که شما را از شر عوامل مزاحم و پرت کننده حواس دور نگه می‌دارد. ایده به کار رفته در این تکنیک این است که باید برای انجام هر کار خاصی، مقدار مشخصی زمان در نظر بگیرید و در طول آن مدت، تمرکز خود را صرفاً بر همان وظیفه قرار دهید. حتماً برای شما هم پیش آمده است که باید کاری را تا بعد از ظهر تحویل بدهید. در این صورت عاقلانه‌ترین کار این است که صبح چند ساعت زمان برای آن در نظر بگیرید و آن را تمام کنید. با این حال، راه دیگر برای زمان بندی مؤثر کارها این است که بررسی کنید چه موقع بازدهی بیشتری دارید. مثلاً اگر احساس می‌کنید که بعد از صرف ناهار، بازده کاری‌تان کمتر است، باید به شکلی برنامه ریزی کنید تا کارهایی که به خلاقیت کمتری نیاز دارند، مثل چک کردن ایمیل‌ها را در این زمان یعنی بعد از ناهار انجام دهید.

5- از قانون 2 دقیقه‌ای استفاده کنید

یکی از راه‌های مدیریت مؤثر زمان، جلوگیری از به تأخیر انداختن کارها است. استفاده از قانون 2 دقیقه‌ای می‌تواند در این زمینه به شما کمک کند. معمولاً انجام کارهای کوچک را همه می‌توانند انجام دهند و تنها شروع کردن آن سخت است. بر اساس بخش اول این قانون که برگرفته از کتاب دیوید آلن به نام «به انجام رساندن کارها» است: اگر تمام کردن کاری کمتر از 2 دقیقه طول بکشد، همان موقع آن را کامل کنید و به سراغ کار بعدی بروید. بر اساس بخش دوم این قانون، اگر عادت جدیدی را شروع کردید، مطمئن شوید که انجام دادن آن بیش از دو دقیقه طول نخواهد کشید، چون بیانگر این است که هر هدفی را می‌توان طی دو دقیقه یا کمتر شروع کرد.

6- از انجام همزمان چند کار خودداری کنید

اگرچه شاید اینطور به نظر برسد که وقتی چند کار را با هم انجام می‌دهید، در زمان صرفه جویی می‌کنید، اما در واقعیت، این کار باعث کاهش سطح بازدهی و تمرکز شما شده و تمام کردن کارها را برای شما طولانی‌تر خواهد کرد. برای جلوگیری از انجام این کار، هر عاملی که قابلیت پرت کردن حواس شما از کارتان را دارد کنار بگذارید. مثلاً اگر در حال کار با کامپیوتر هستید، فقط یک تب را باز بگذارید یا مرورگر خود را بزرگتر کنید تا مطلب دیگری را مشاهده نکنید.

7- بیشتر از قبل «نه» بگویید

شاید در نگاه اول، «نه گفتن» با تکنیک‌های مدیریت زمان ارتباطی نداشته باشد، اما وقتی آن را یاد می‌گیرید، متوجه می‌شوید که چقدر توانسته‌اید در وقت خود برای انجام کارها صرفه جویی کنید. منظور از نه گفتن این نیست که به همه چیز نه بگویید. در عوض شما تشویق به فکر کردن و اولویت بندی دوباره کارهایی می‌شوید که اهمیت دارند. وقتی به اهمیت کارها پی بردید، کم کم متوجه می‌شوید که لازم نیست وقت خود را صرف نشستن در جلسات یا انجام کارهایی کنید که واقعاً ارتباطی با شغل شما ندارند.

8- یک روتین صبحگاهی برای خودتان ترتیب دهید

به کمک روتین‌های روزانه، روز شما از ساختار درستی برخوردار خواهد بود، بازدهی شما افزایش خواهد یافت و انرژی و توان لازم برای ساعات بعدی را خواهید داشت. برخی فکر می‌کنند که منظور از روتین صبحگاهی مؤثر این است که قبل از طلوع صبح باید 20 کیلومتر بدوند و یک لیوان تخم مرغ خام بخورند. برعکس، شما باید صبح‌ها کارهایی را به صورت روتین انجام دهید که به بازیابی انرژی شما در آن موقع روز کمک کند. با تکرار این کارها، آن‌ها به صورت عادت در خواهند آمد. مرتب کردن تختخواب، انجام حرکات کششی به مدت 5 دقیقه یا نوشیدن یک لیوان آب لیمو از جمله این کارهای روتین است.

9- از روتین شبانگاهی هم غافل نشوید

علاوه بر روتین صبحگاهی، برنامه شبانگاهی هم می‌تواند ساختار درستی به روز شما بدهد. تمام کردن کارها دو ساعت قبل از رفتن به تختخواب، هم خواب بهتری را در طول شب برای شما به همراه خواهد آورد و هم برای مدیریت زمان مفید است. دوباره در اینجا تاکید می‌کنیم که لازم نیست برای روتین شبانگاهی کار خاصی انجام دهید، بلکه به مواردی فکر کنید که کارهای فردای شما را به جلو می‌اندازند. آماده کردن ساک ورزشی، صبحانه و ناهار فردا از این جمله است.

10- برای مدیریت زمان استراحت کنید!

اگرچه شاید این کار بر خلاف تکنیک مدیریت زمان به نظر برسد، اما استراحت کردن منظم در سر کار، به حفظ سلامت ذهنی و حفظ بازدهی شما کمک خواهد کرد. اگر دائماً در حال کار کردن باشید و برای خودتان استراحتی در نظر نگیرید، هم در تصمیم گیری دچار اشتباه خواهید شد و هم خلاقیت شما کاهش خواهد یافت. فراموش نکنید که بدن و ذهن شما به استراحت و تغذیه نیاز دارد، بنابراین از زمان استراحت خود در محل کار استفاده کنید، از دفتر خارج شوید، غذای سالمی صرف کنید یا حرکات کششی انجام دهید. در این صورت وقتی دوباره به میز کارتان باز می‌گردید، احساس سرزندگی کرده و انگیزه بیشتری برای ادامه کار خواهید داشت.

مشغله داشتن در محیط کار، اصلاً به معنی بازدهی بالا نیست، بلکه نشانه ضعف در مهارت‌های مدیریت زمان است. با تمرین تکنیک‌های ارائه شده در این مقاله، می‌توانید اولین قدم را برای بهبود این مهارت در خود بردارید. اگر بعد از مدتی به نتیجه دلخواه برای مدیریت زمان دست نیافتید، بهتر است با مدیر خود صحبت کنید.