آنچه در این مقاله می خوانید:

• چگونه می‌توانیم زمان را مدیریت کنیم؟
• ایده‌هایی برای غلبه بر عادت به تعویق انداختن کارها

چگونه می‌توانیم زمان را مدیریت کنیم؟

رفتارهایی که منجر به مدیریت زمان می‌شوند بیشتر به شیوه انتخاب فرد مربوط هستند. این خود شما هستید که انتخاب می‌کنید مؤثر و کارآمد باشید یا نامرتب و نامنظم.

این شما هستید که انتخاب می‌کنید زمانتان را روی کارهایی که ارزش بالایی دارند و مهم به شما می‌روند، بگذرانید یا زمان را صرف کارهای بیهوده و کم ارزشی کنید که هیچ نقشی در موفقیت زندگی شما نخواهند داشت.

شما تصمیم می‌گیرید که مثبت یا منفی باشید. حق انتخاب با شما است که کیفیت زندگیتان را انتخاب کنید. برای شروع و تغییر در نحوه برنامه ریزی و مدیریت زمانی که قبلاً اتخاذ کرده بودید و حذف موانع ذهنی برای مدیریت زمان باید تصمیمی قاطع و راسخ بگیرید.

هدفتان برای مدیریت زمان باید چنان باشد که دیگران شما را به عنوان یک الگو انتخاب کنند و عادت‌های شما را به عنوان یک راهنما برای خودشان انتخاب کنند. در ادامه چند تمرین ذهنی ارائه خواهد شد که می‌توانید از آنها برای افزایش بازدهی استفاده کنید.

به گونه‌ای زمانتان را برنامه‌ریزی کنید که به اوج عملکرد و پیشرفت زندگی‌تان برسید.

1. برای موفقیت در مدیریت زمان از عبارات تأکیدی مثبت استفاده کنید

نخستین نکته مهمی که باید به آن اشاره کرد و غیر قابل چشم پوشی است، تأثیر جملات انگیزشی در موفقیت می‌باشد.  ایجاد نگرش مثبت موجب تغییر کیفیت زندگی‌تان خواهد شد. بهترین روش برای برنامه‌ریزی و سازماندهی ذهن ناخودآگاه استفاده از عبارات تاکیدی مثبت است.

به عبارت دیگر، هنگامی که شما با خودتان صحبت می‌کنید باید از کلمات، عبارات و احساسات مثبت استفاده کنید. در حین مکالمه نباید به هیچ عنوان جملات یا عباراتی را به کار ببرید که بار منفی داشته باشند و بر ذهن ناخودآگاهتان اثر منفی بگذارند.

عباراتی که از ذهن خودآگاه به ذهن ناخودآگاهتان خطور می‌کند باید دارای این ویژگی‌ها باشد. عبارات تاکیدی مثبت را می‌توان جملاتی دانست که شما با صدای بلند به خودتان می گویید یا به آراامی در ذهن شما جاری می‌شوند و موجب برانگیخته شدن احساسات یا اشتیاق شما می‌شوند.

می‌توانید با تکرار این عبارت تاکیدی مثبت با خودتان شروع کنید: «من در مدیریت زمان بسیار عالی عمل می‌کنم! من در مدیریت زمان بسیار عالی عمل می‌کنم!» تکرار هر جمله یا عبارت تأکیدی مثبت که با پذیرش و باور شما همراه باشد، در نهایت منجر به پذیرش از جانب ذهن ناخودآگاهتان خواهد شد.

به عنوان مثال می‌توانید با خودتان تکرار کنید: «من به طور بهینه و مناسب از زمان استفاده می‌کنم» پس از تکرار چنین عباراتی ذهن ناخودآگاه به آنها عادت خواهد کرد، سپس رفتار و عملکردی که شما در دنیای واقعی دارید منعکس کننده همان عبارات خواهد بود و منجر به پیشرفت، بهبود کیفیت و تعادل زندگی شخصی و حرفه‌ای‌تان خواهد شد.

2. برای برنامه ریزی ذهن ناخودآگاهتان از تصویرسازی استفاده کنید

دومین تکنیکی که می‌توانید برای برنامه ریزی ذهن ناخودآگاهتان استفاده کنید تصویر سازی است. تصاویر ذهنی بلافاصله بر ذهن ناخودآگاه اثر می‌گذارد. در روانشناسی خود پنداره، شخصی را که تصویر سازی می‌کنید همان شخص مثبت گرا و مثبت اندیش است.

خودتان را فردی منظم، کارآمد و مؤثر در مدیریت زمان بدانید. زمان‌هایی را به یاد بیاورید که بهترین عملکرد را در مدیریت زمان داشته‌اید. به زمان‌هایی فکر کنید که به طور مؤثر و پربازده کار کرده‌اید و توانسته‌اید به نتایج بسیار خوبی برسید. تصویر این فرد کارآمد و مثبت اندیش را بارها و بارها در ذهن متجسم شوید.

3. زمانی را به آرامش و مدیتیشن اختصاص دهید

تکنیک سوم مدیریت زمان بسیار ساده است.  باید در مکانی آرام بنشینید یا دراز بکشید. جایی که تنها و در سکوت کامل باشید. هیچ کس یا هیچ چیز مزاحم شما نشود. با استفاده از عبارات تأکیدی مثبت خودتان را در موقعیتی تصور کنید که توانسته‌اید تجربه مهم پیش رو را با موفقیت بگذرانید.

به عنوان مثال، اگر در چند روز آینده با افراد مهمی قرار ملاقات دارید، باید پروژه‌ای را ارائه دهید، در رابطه با کسب و کارتان باید مذاکره مهمی داشته باشید، همه این موارد را به گونه‌ای مثبت تصویر سازی کنید.

مطمئناً همه این موارد موجب بهبود تعادل زندگی شخصی و کاری خواهند شد. در حالی که نشسته‌اید یا خوابیده‌اید، کاملاً آرامش داشته باشید و تصویر وقایع آینده را متصور شوید. خودتان را در شرایطی ببینید که کاملاً آرام، مثبت، شاد و تحت کنترل هستید. می‌توانید از راهنمای زیر برای مدیتیشن نیز استفاده کنید.

• مکان آرامی را بیابید، چشمانتان را ببندید، بر تنفس آرام و شمرده تمرکز کنید
• عبارت یا کلمه‌ای را تکرار کنید
• سعی کنید در حالت آرامش قرار بگیرید
• خودتان را در هاله‌ای از نور متصور شوید

مقاله پیشنهادی: راهکارهای عملی مدیریت زمان

4. تصور کنید در مدیریت زمان بسیار عالی هستید

چهارمین تکنیک این است که تصور کنید در رابطه با مدیریت زمان عملکرد خارق العاده ای دارید و در آن از مهارت کافی برخوردار هستید. تصور کنید برای اجرای نقشی در یک فیلم یا اجرا روی صحنه انتخاب شده‌اید. نقشی که به شما سپرده شده است نقش فردی کاملاً منظم است.

در زندگی عادی و روزانه خود نیز باید همین نقش را به اجرا بگذارید. باید در تمام طول زندگی نقش همین فرد را بازی کنید. فردی که به خوبی مهارت مدیریت زمان را می‌داند و هر چیزی را در زمان مناسب خودش انجام می‌دهد. تظاهر کنید در مدیریت زمان مهارت دارید.

حتی در صورتی که تظاهر به مهارت در مدیریت زمان داشته باشید در نهایت، فعالیت‌های شما که تحت کنترل کامل شما هستند، موجب پرورش طرز فکر و باوری در ذهن ناخودآگاهتان خواهد شد. مدیریت زمان، منبع انرژی شور، اشتیاق و نگرش ذهنی مثبت است. بنابراین به این فکر کنید که چگونه می‌توانید این تکنیک‌ها را در زندگی روزانه‌تان به کار بگیرید.

ایده‌هایی برای غلبه بر عادت به تعویق انداختن کارها

علاوه بر تکنیک‌هایی که برای مدیریت زمان به آنها اشاره شد، ایده‌هایی نیز وجود دارد که با به کارگیری آن‌ها می‌توانید بر عادت به تعویق انداختن کارها غلبه کنید.

1. وظایفی را که به عهده دارید روی کاغذ مدیریت و سازماندهی کنید

هر کاری را که باید انجام دهید از شب قبل روی کاغذ بیاورید. در صورتی که یک کار، چند زیر مجموعه را در بر می‌گیرد همه آنها را یادداشت کنید. نوشتن جزئیات باعث می‌شود از به تعویق انداختن آنها خوددداری کنید.

2. برای انجام کارهایتان آمادگی داشته باشید

زمانی که قصد دارید کاری را شروع کنید، اطمینان حاصل کنید همه اقدامات و موارد لازم برای شما مهیا هستند. پیش آمادگی درست همانند یک محرک قوی برای انجام دادن و به پایان رساندن کارهایی است که بر عهده دارید.

3. از قانون هشتاد بیست (قانون پرتو) برای مدیریت بهتر وظایفتان بهره مند شوید

طبق قانون هشتاد بیست، شما باید تنها به بیست درصد کارهایی بپردازید که اهمیت و ارزش بالایی دارند و موجب هشتاد درصد بازدهی می‌شوند. برای پیمودن هر مسیری در ابتدا باید تصمیم بگیرید و اولین قدم را بردارید. زمانی که شما اولین قدم را برداشتید برای تکمیل کردن آن، انگیزه پیدا خواهید کرد.

4. کارهایتان را به زیر مجموعه تقسیم کنید

شما نمی‌توانید یک قرص نان را به طور کامل بخورید بلکه باید در ابتدا آن را به تکه‌های کوچکتر تقسیم کنید. رسیدن به هدف نیز نمونه بارزی از همین مثال است. برای انجام دادن کارهای بزرگ، در ابتدا باید آنها را به زیر مجموعه تقسیم کنید.

گاهی اوقات بهترین راه برای ترک عادت به تعویق انداختن کارها و کامل کردن یک کار مهم و شاخص، همین است که آن را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید. در این صورت می‌توانید با برداشتن قدم‌های کوچکتر به هدف‌های جزیی خود برسید و البته برای بالا رفتن از پله بعدی انگیزه ایجاد کنید.

5. از زمان استفاده بهینه داشته باشید

تصور کنید باید کاری را انجام دهید که نیاز به یک بازه زمانی طولانی دارد. به خاطر این بازه طولانی نگرانی نداشته باشید. به طور مثال اگر قصد دارید مقاله یا کتابی را بنویسید، نوشتن کتاب را به چند بخش تقسیم کنید که به زمان محدودتری نیاز داشته باشد و هر زمان فرصت پیدا کردید این قسمت از کار را انجام دهید.

6. کارهایی که موجب ترس یا استرس شما می‌شوند را کنترل کنید.

در اغلب موارد افراد از شکست خوردن یا طرد شدن از سمت دیگران هراس دارند. در رابطه با فروش کالا،  فرد از این می‌ترسد که اگر اجناسش به فروش نرفت چه کند، فردی که مسئولیت مدیریت را به عهده دارد در مورد ایجاد نظم یا استخدام کارمندان شایسته، نگرانی و ترس دارد.

در ایجاد رابطه با دیگران، افراد از این می‌ترسند که طرف مقابلشان فردی عبوس و آزار دهنده باشد. در هر یک از این شرایط در صورتی که در ابتدا با ترس‌ها و استرس خود مواجه شوید، بهتر می‌توانید کنترل شرایط را به عهده بگیرید.

7. در ابتدا کاری را انجام دهید که موجب تشویش خاطر شما می‌شود

اگر در ابتدا کاری را انجام دهید که سخت‌تر به نظر می‌رسد، ذهن شما راحت و آسوده خواهد شد و در ادامه روز می‌توانید با خاطری آرام به انجام سایر کارهای خود بپردازید. تحقیقی، دو گروه از افراد را مورد بررسی قرار داده است.

یک گروه در ابتدای صبح به انجام تمرینات ورزشی می‌پرداختند و گروه دیگر هنگام عصر و پس از بازگشت از محل کار. محققان متوجه شدند که انجام تمرینات صبحگاهی، برنامه روزانه شما را آسانتر خواهد کرد. اگر عادت کنید در ابتدای روز ورزش کنید دیگر این کار مهم را به تعویق نمی‌اندازید.

8. در صورت عدم موفقیت، به نتیجه آن فکر کنید

در صورتی که طبق برنامه نتوانستید کاری را انجام دهید، چه اتفاقی خواهد افتاد؟ ترس و علاقه دو محرک بسیار مهم برای رفتار انسان هستند. گاهی اوقات به واسطه انجام دادن کاری، این انگیزه برای شما ایجاد خواهد شد تا با پشتکار بیشتر فعالیت‌هایتان را ادامه دهید.

گاهی نیز می‌توانید به این فکر کنید که اگر نتوانید فلان کار را به درستی انجام دهید چه عواقب منفی به دنبال خواهد داشت. فکر کردن به این نتیجه منفی می‌تواند محرکی باشد برای شما تا تمام تلاشتان را در جهت رسیدن به هدف به کار بگیرید.