آنچه در این مقاله می خوانید:

• چگونه سرعت عمل خود را افزایش دهیم؟
• منظور از بهره‌وری زمانی چیست؟
• 6 راه مؤثر برای افزایش اثربخشی و کارایی
• 1. هدف‌های قابل ارزیابی برای خودتان تعیین کنید
• 2. برای ارتباط خود با دیگران اصولی تعیین کنید
• 3. به دیگران اعتماد کنید
• 4. برای افزایش راندمان خود استراحت کنید!
• 5. از منابع موجود به درستی استفاده کنید
• 6. به موقع «نه» بگویید

چگونه سرعت عمل خود را افزایش دهیم؟

امروزه همه ما انسان‌ها، پرمشغله‌تر از قبل هستیم. شما چه یک مادر شاغل، دانشجو یا صاحب یک کسب‌وکار کوچک باشید، در هر حال مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری برایتان چالش‌برانگیز خواهد بود. همه در طول روز 24 ساعت زمان در اختیار داریم، پس چگونه است که برخی از افراد ظاهراً می‌توانند در این مدت وظایفی که بر عهده‌شان است را به خوبی انجام دهند و عده‌ای دیگر به زحمت از عهده تمام کردن کارهایشان بر می‌آیند. در این مقاله قصد داریم بیشتر به این موضوع بپردازیم.

منظور از بهره‌وری زمانی چیست؟

در فرهنگ واژگان مریام-وبستر، کلمه مؤثر و کارآمد به صورت: «توانایی به‌دست آوردن نتیجه دلخواه بدون یا با کمترین هدر رفت زمان یا مواد» تعریف شده است. حال باید پرسید منظور از بهره‌وری یا کارآمدی در استفاده از روزهای زندگی چیست؟ از یک نظر می‌توان کارآیی را در نظر گرفتن اوضاع و شرایط مخصوص یک روز و در عین حال توجه و رسیدگی به کارهای غیرقابل اجتناب مانند خوابیدن و مراقبت از خود تعریف کرد. کارایی همیشه به معنی این نیست که صبح‌ها پشت میز کار خود بنشیند، مجموعه کارهایی که برای خودتان مشخص کرده بوده‌اید را انجام دهید و سپس ساعت 5 عصر از دفتر خارج شوید. در عوض به معنی این است که با وجود عوامل داخلی و خارجی، تمام تلاش خود را برای بهتر انجام دادن وظایف خود به کار بگیرید و در عین حال، زمان زیادی را صرف مراقبت از خودتان کنید. فرض کنیم شما روز خود را با نوشتن کارهایی شروع می‌کنید که باید انجام دهید. این در حالی است که در فواصل کاری‌تان، جلسه یا تماسی غیرمنتظره خواهید داشت. در این صورت اگر تمام شب را بیدار بمانید تا کارهای خود را در مهلت مقرر تحویل دهید، مطمئناً روز بعد دیگر انرژی لازم برای انجام دادن سایر کارهایتان را نخواهید داشت و احساس خستگی می‌کنید.

مقاله پیشنهادی: از اصول مدیریت زمان چه می دانید؟

• تفاوت اثربخش و کارآمد بودن چیست؟

اثربخش و کارآمد بودن، تفاوتی جزئی با یکدیگر دارند. در این رابطه، ابتدا به یک تعریف فرهنگ واژگان استناد می‌کنیم: « اثربخش بودن به معنی ایجاد تاثیر قطعی یا مطلوب مورد نظر است». به عبارت ساده‌تر، یعنی به‌دست آوردن نتیجه دلخواه، اما کارآمد بودن به معنی به‌دست آوردن همان نتیجه بدون صرف زمان یا انرژی بیش از اندازه است. در حالت نظری، برای تاثیرگذاری، ابتدا باید فرد کارآمدی باشید، اما این موضوع همیشه درست نیست. حال به شکل دیگری به قضیه نگاه می‌کنیم: فرض کنیم شما وظیفه‌ای در دست دارید که انجام آن یک ساعت به طول می‌انجامد. با این حال، وجود بعضی عوامل مزاحم مانند اینترنت و سروصداهای موجود در دفتر باعث می‌شود که تمام کردن کار شما، چهار ساعت طول بکشد. در این حال، اگرچه هدف نهایی خود را عملی کرده‌اید، اما آن کار را دقیقاً به شکل کارآمدی انجام نداده‌اید. همه ما به شکلی فرد موثری هستیم. به این معنی که اگر شغلی دارید که توانسته‌اید با آن خانه‌ای برای خودتان بخرید و مایحتاج اولیه زندگی‌تان مثل خوراک و پوشاک را تأمین کنید، به این معنی است که به خاطر اثر بخشی خود، ماهانه مبلغی را به عنوان حقوق دریافت می‌کنید. با این حال دستمزد شما نشان نمی‌دهد که در این مدت، چه مقدار از زمان خود را صرف دیدن رسانه‌های اجتماعی کرده‌اید. استثنای این موضوع کارآفرین‌ها و آزادکارها هستند. صاحبان کسب‌وکار برای به‌دست‌آوردن پول بیشتر، نه تنها باید افراد اثربخشی باشند، بلکه در عین حال باید راندمان و کارایی لازم را هم داشته باشند. حال شاید بپرسید این کار چگونه امکان‌پذیر است؟ برای دانستن جواب سؤال، این مقاله را تا انتها بخوانید.

6 راه مؤثر برای افزایش اثربخشی و کارایی

اثربخشی، محصول جانبی بهره‌وری و کارایی است. اگرچه شاید بتوان گفت که بیشتر کارآفرینان، افراد کارآمدی هستند، اما در هر حال کسب این مهارت نیاز به تمرین دارد. حتی اگر قصد راه‌اندازی کسب‌وکاری را هم ندارید، باز هم می‌توانید به کمک راهکارهایی که در این مقاله اشاره کردیم به بهبود بهره‌وری خود کمک کنید.

1. هدف‌های قابل ارزیابی برای خودتان تعیین کنید

اگرچه هر کارآفرینی روش مخصوص به خود را دارد، اما افراد متخصص در زمینه بهره‌وری، هدف‌گذاری هوشمند را پیشنهاد می‌کنند. به این معنی که هدف‌های شما باید مشخص، قابل‌ارزیابی، عملی و واقعی باشند و زمان دست‌یابی به آنها نیز مشخص شده باشد. با انتخاب چنین هدفی اثربخشی و بهره وری شما همزمان افزایش می‌یابد. در نتیجه اهداف شما واقعاً عملی می‌شود و پیشرفت‌هایی که در زمینه دست‌یابی به آنها کسب کرده‌اید هم به شکل کمی قابل‌ارزیابی هستند. در این زمینه یک مثال می‌زنیم. فرض کنیم شما می‌خواهید هر سه ماه یک بار یا در واقع در هر فصلی از سال مبلغ 100 هزار دلار به‌دست آورید. در این صورت هدف خود را به شکل کسب ماهانه 30 هزار دلار تعیین می‌کنید. در این صورت مدیریت هدف شما بهتر صورت خواهد گرفت و در صورتی که یک هفته نتوانید به مقدار درآمد لازم دست پیدا کنید، می‌توانید آن را در هفته بعد جبران کنید. هدف‌گذاری به افزایش بهره‌وری و راندمان شما کمک می‌کند، به این خاطر که تمام انرژی شما را بر خواسته‌تان متمرکز می‌کند. این کار، به‌نوبه خود توانایی شما را در به‌دست آوردن هدف‌هایتان افزایش می‌دهد. در صورتی که رهبر یک مجموعه باشید، کارمندان با الگوبرداری از شما می‌توانند بهره‌وری خود را افزایش دهند.

مقاله پیشنهادی: روش های تعیین هدف در زندگی

2. برای ارتباط خود با دیگران اصولی تعیین کنید

شما در انجام هر پروژه‌ای اعم از برنامه‌ریزی غذایی یا ارتقا محصول تولیدی خود، به یک تیم نیاز دارید، اما این موضوع به این معنی نیست که هر 5 دقیقه یک بار برای دریافت پیام‌های جدید به صندوق ایمیل خود سر بزنید. برخی افراد به‌طور میانگین 21 دقیقه از روز خود را صرف این کار می‌کنند که در طول چهار هفته کاری تقریباً 7 ساعت از زمان آنها به این کار اختصاص داده می‌شود. کارآفرینان بیش از همه باید در مورد صندوق پیام‌های خود حساس باشند، به این معنی که مثلاً پیام‌های دریافتی از سرمایه‌گذاران را در اسرع‌وقت پاسخ دهند، اما می‌توانند پیام‌هایی که اهمیت کمتری دارند را بعداً جواب دهند. مثلاً اگر کارآفرین هستید و یکی از کارمندان شما فوراً به چیزی احتیاج دارد، از او بخواهید با شما تماس بگیرد یا شخصاً به دفترتان مراجعه کند. هر هفته یک یا دو ساعت از وقت خود را به بررسی کامل صندوق پیام‌های خود اختصاص دهید تا مطمئن شوید هیچ پیام مهمی بدون پاسخ نمانده است.

3. به دیگران اعتماد کنید

حتی اگر به صورت تیمی هم کار نمی‌کنید، باز هم در برخی از کارها به دیگران وابسته هستید. به‌همین خاطر باید یاد بگیرید که به دیگران اعتماد کنید. در مورد هدف‌هایتان شفاف باشید و مراقب باشید که حرف و عملتان یکی باشد و در مورد دیگران هم فرض را بر این موضوع قرار دهید، یعنی تصور کنید که حرف و عملشان یکی است. همچنین در مورد نحوه ارتباط خود با دیگران نیز صادق باشید، از آن مهمتر این که بپذیرید که هر کس به لحاظ روش ارتباط یا کار با بقیه متفاوت است و این مساله‌ای کاملاً عادی است و نباید تصور کنید که آنها به‌دنبال شکست‌دادن شما یا نادیده گرفتن تلاش‌هایتان هستند.

4. برای افزایش راندمان خود استراحت کنید!

شاید تصور کنید که هرچه وقت بیشتری را صرف انجام یک پروژه کنید، زودتر می‌توانید آن را تمام کنید. اما الزاماً این طور نیست. پژوهش‌ها نشان می‌دهد دفعات استراحت کردن در افرادی که بازدهی بیشتری نسبت به بقیه دارند، بیشتر است. نتیجه یک تحقیق که توسط Draugiem Group انجام شد نشان داد که شکل ایده‌آل برای کارکردن به صورت 52 دقیقه کار و سپس 17 دقیقه استراحت پس از آن است. اگرچه در این تحقیق به دیگر اشکال کار اشاره نشده است، اما مطمئناً در هر شغلی، استراحت کردن می‌تواند به افزایش عملکرد شما کمک شایانی کند. برای عملی کردن این موضوع، تایمر گوشی خود را به صورتی تنظیم کنید که هر یک ساعت یک بار زمان استراحت کردن را به شما یادآوری کند. در صورتی که فاصله‌های کوتاهتر زمانی برایتان مناسب‌تر است از روش پومودورو «Pomodoro» استفاده کنید که طی آن 25 دقیقه کار می‌کنید و سپس 5 دقیقه بعد را به انجام کار دیگری می‌پردازید. با این روش، نه تنها کار بیشتری می‌توانید انجام دهید، بلکه برای شروع کردن هم استرس کمتری خواهید داشت.

5. از منابع موجود به درستی استفاده کنید

اگر در سر کار لازم است اطلاعاتی را بین پنجره‌های چند مرورگر در کامپیوتر خود جابه‌جا کنید، مجبور هستید دائماً بین چند تب مختلف سوئیچ کنید، اما راه آسان‌تر این است که یک مانتیور یدکی کنار دست خودتان بگذارید، در این صورت هم سریع‌تر می‌توانید کار کنید و هم درصد اشتباه‌های شما کمتر خواهد شد.

مقاله پیشنهادی: کمپین هدف گذاری در سال 98 (بخش اول)

6. به موقع «نه» بگویید

گاهی اوقات شما می‌خواهید کار کوچکی را انجام دهید که زمان اندکی هم باید صرف آن کنید، اما بعد از مدتی متوجه می‌شوید که به یک کار بزرگ تبدیل شده است.  مثلاً اگر قصد دارید برگ‌های ریخته شده در باغچه را جمع کنید، همان کار را انجام دهید. به عبارت دیگر به خودتان یا بقیه نگویید که می‌خواهید شاخه‌های درختان را هم هرس کنید و علف‌های هرز را هم از زمین بیرون بکشید. به عبارت دیگر همان کاری را که می‌خواهید انجام دهید و به کار خود ادامه دهید، این روش در عین مؤثربودن، بازدهی بالایی نیز دارد. حال اگر این پروژه کاری بود چه باید بکنید؟ در این شرایط شاید نتوانید مستقیماً به رئیس خود «نه» بگویید، اما می‌توانید راه‌های دیگری را پیشنهاد دهید. اگر نگران هستید که با انجام دادن کاری، وقت خود را تلف کنید، یک ایده جدیدی ارائه کنید. اگر با نگاه کردن به تقویم خود متوجه شدید که واقعاً وقت ندارید، از رئیس خود بخواهید که لیست پروژه شما را اولویت‌بندی کند. در این صورت رئیس شما بابت صرفه‌جویی در زمان از شما تشکر خواهد کرد. با درک درست مدیریت زمان متوجه می‌شوید که چه زمان باید «نه» بگویید و برای انجام چه کاری باید وقت صرف کنید.

در این مقاله، با 6 راه برای افزایش بهره‌وری آشنا شدید. همانطور که می‌دانید برنامه‌ریزی اهمیت بسیار زیادی دارد. شما چه یک کارآفرین باشید، یا یک خانم خانه‌دار، بالاخره کاری برای انجام دادن دارید. هرچند کاری که انجام می‌دهید ممکن است با یکدیگر متفاوت باشد اما ارزشی که داشتن بازدهی و کارآمدی دارد، در این دو شغل تفاوتی نمی‌کند. برای رسیدن به موفقیت و به‌دست آوردن وقت اضافه برای انجام دادن کارهای مورد علاقه‌تان، سعی کنید قبل از شروع روز خود، درباره کارهایی که قرار است انجام دهید خوب فکر کنید. فراموش نکنید که هوشمندانه کارکردن به مراتب بهتر از سخت کارکردن است. از طرفی اهمیتی که اعتمادکردن به دیگران دارد، بیشتر از رسیدن به همان نتیجه‌ای که در ذهن دارید، اهمیت دارد. اثربخشی و بازدهی ممکن است در تعریف با یکدیگر متفاوت باشند اما لازمه رسیدن به هر دوی آنها برنامه‌ریزی و عمل به آن است.