آنچه در این مقاله می خوانید:

• برنامه ریزی یک مرحله مقدماتی برای اقدام
• ماهیت و ویژگی های برنامه ریزی
• اصول برنامه ریزی در مدیریت
• اهمیت برنامه ریزی در موفقیت یک سازمان

برنامه ریزی یک مرحله مقدماتی برای اقدام

برنامه ریزی عملکرد اصلی مدیریت است. هیچ سازمانی نمی تواند بدون آن به درستی کار کند. یک مرحله مقدماتی برای اقدام است. این به معنای پیش اندیشی منظم برای تعیین یک اقدام برای دستیابی به نتیجه دلخواه است.

اساساً فرآیندی است برای تصمیم گیری قبلی که چه کاری، کی، کجا، چگونه توسط چه کسی باید انجام شود. برنامه ریزی این است که به آینده نگاه کنیم و روند عملیاتی آینده یک شرکت را رصد کنیم.

بنابراین، برنامه ریزی ممکن است به شرح زیر تعریف شود:

برنامه ریزی فرایندی است که طی آن مدیران یک سازمان اهداف تعیین می کنند، ارزیابی کلی از آینده انجام می دهند و اقدامات لازم را با هدف دستیابی به اهداف سازمانی ترسیم می کنند.

از این تعریف نتیجه می شود که این روند شامل موارد زیر است:

1. تعیین اهداف مناسب
2. مشخصات اقدامات لازم برای دستیابی به اهداف تعیین شده
3. مدت زمان مطلوب برای دستیابی به آنها

از آنجا که برنامه ریزی مربوط به شناسایی گزینه ها و انتخاب مطلوب ترین گزینه است، ممکن است به عنوان "اساسی ترین ابزار عملکردهای مدیریت" توصیف شود. بنابراین فرایندی برای تصمیم گیری در مورد اهداف تجاری و ترسیم یک مسیر منطقی برای دستیابی به آن اهداف است.

ماهیت و ویژگی های برنامه ریزی

طرح ریزی، مربوط به تعیین اهداف یک شرکت و یافتن راه تحقق این اهداف است. با این وجود، بدون تعیین اهداف، چیزی برای سازماندهی، هدایت و کنترل وجود ندارد. بنابراین، هر سازمانی موظف است آنچه را که می خواهد به دست آورد، مشخص کند.

ماهیت و ویژگی های برنامه ریزی ممکن است به شرح زیر بیان شود:

1. فرایند فکری

یک تمرین ذهنی است که شامل تخیل، آینده نگری و قضاوت سالم است. کیفیت برنامه ریزی به توانایی مدیرانی بستگی دارد که ملزم به جمع آوری تمام حقایق مربوطه، تحلیل و تفسیر آنها به روشی صحیح هستند.

برنامه ریز در اندیشیدن به اهداف، اقدامات عملی جایگزین و مهمتر از همه، در تصمیم گیری برای انتخاب گزینه های خاص، فرایند فکری را طی می کند.

2. هدف گرا

تمام برنامه ریزی ها با اهداف خاصی مرتبط هستند. بنابراین نتیجه می گیرد که هر برنامه ای باید به طریقی مثبت در تحقق اهداف گروه سهیم باشد. برنامه ریزی بدون ارتباط با اهداف معنایی ندارد. این باید با حداقل هزینه فاصله ای را که بین ما هستیم و جایی که می خواهیم برویم را پر کند.

3. عملکرد اصلی

گفته می شود که طرح ریزی اساسی ترین و اصلی ترین عملکرد مدیریت است. این مقام اول را اشغال می کند و مقدم بر سایر عملکردهای مدیریت است که برای دستیابی به اهداف تعیین شده تحت برنامه ریزی طراحی شده اند.

این بدان دلیل است که مدیر قبل از ادامه کار در مورد سیاست ها، رویه ها، برنامه ها، پروژه ها و ... تصمیم می گیرد. سایر عملکردهای مدیریت - سازماندهی، جهت دهی، هماهنگی و کنترل - تنها پس از اینکه مدیر برنامه ریزی لازم را انجام داد، قابل انجام است.

4. فراگیری

طرح و نقشه داشتن در کار، همه فعالیت های مدیریتی را فرا گرفته است. این وظیفه همه مدیران در انواع سازمانها است. این کار در تمام بخشها و سطوح سازمان انجام می شود - از مدیر کل گرفته تا کارگزار.

ماهیت فعالیت هرچه باشد، مدیریت با برنامه ریزی شروع می شود. ویژگی و گستردگی برنامه ریختن، البته، از یک شغل به شغل دیگر متفاوت است - بستگی به سطح مدیریت دارد.

5. یکنواختی

ممکن است برنامه های جداگانه ای در سطوح مختلف در سازمان تهیه شده باشد، اما همه برنامه های فرعی باید با برنامه کلی متحد شوند تا یک برنامه جامع برای عملکرد در یک زمان ساخته شود. بنابراین، یکنواختی باید در تمام سطوح طرح برنامه ها وجود داشته باشد تا با برنامه کلی مطابقت داشته باشد.

6. تداوم

برای نگه داشتن شرکت به عنوان یک روند ادامه دار و بدون هیچ گونه وقفه، ضروری است که برنامه ریزی یک روند مداوم باشد. بنابراین، برنامه اول باید از برنامه دوم و برنامه دوم از برنامه سوم و غیره در سری های بی پایان و به سرعت پشت سر هم پیروی کند.

7. انعطاف پذیری

برنامه ها نباید سفت و سخت ساخته شوند. باید با توجه به کنار آمدن با شرایط متغیر بازار، تا حد ممکن انعطاف پذیر باشد. در حقیقت، نقشه ریزی یک فعالیت پویا است.

8. سادگی

زبان در برنامه ریزی باید ساده باشد تا هر قسمت از آن به راحتی در سطوح مختلف، به ویژه در سطح پایین، برای کارمندان قابل درک باشد.

9. دقت

دقت، روح هر برنامه ای است و در حیطه و محتوای آن معنی دقیق و مشخصی می بخشد. هرگونه اشتباه یا خطا در برنامه ریزی مطمئناً سایر عملکردهای مدیریت را برهم خواهد زد، بنابراین دقت در هر نوع طرح برنامه ای از اهمیت بالایی برخوردار است.

10. انتخاب از میان چند گزینه

برنامه ریزی شامل انتخاب اقدام مناسب از چندین گزینه است. اگر فقط یک راه برای انجام کاری وجود داشته باشد، دیگر نیازی به برنامه ریزی نیست. برنامه ریز باید چندین گزینه را پیدا کند، امکان سنجی و سودآوری گزینه های مختلف را تخمین بزند و بهترین گزینه را از بین آنها انتخاب کند.

11. کارایی

مدیر گزینه ها را بر اساس کارایی ارزیابی می کند. یک برنامه خوب نه تنها باید به رابطه مطلوب بین خروجی و ورودی برسد بلکه باید بیشترین رضایت را برای افرادی که مسئول اجرای آن هستند، به همراه داشته باشد.

12. وابستگی متقابل

بخش های مختلف ممکن است برنامه های مختلفی را برای ادغام آنها در طرح برنامه ها کلی تنظیم کنند. اما برنامه های مقطعی نمی توانند وابسته نباشند. به عنوان مثال، برنامه های تولید به برنامه های فروش بستگی دارد و بالعکس.

باز هم، برنامه ریزی برای خرید مواد اولیه، اشتغال نیروی کار و غیره جدا از برنامه های فروش و برنامه های تولید نمی تواند یک عمل جداگانه باشد. برنامه ریزی یک فرایند ساختاری است و برنامه های مختلف یک سلسله مراتب را تشکیل می دهند.

برنامه های مختلف وابسته به یکدیگر هستند. هر طرح سطح پایین به عنوان ابزاری برای پایان برنامه های بالاتر عمل می کند.

13. پیش بینی

مهمتر از همه، هیچ برنامه ریزی نمی تواند بدون پیش بینی پیش برود - این به معنای ارزیابی آینده است. نقشه ریزی ترکیبی از پیش بینی های مختلف است - کوتاه مدت یا بلندمدت ویژه یا غیر از این. همه آنها در یک برنامه واحد ادغام می شوند و به عنوان راهنمای کل عمل می کنند.

اصول برنامه ریزی در مدیریت

این اصول در مدیریت شامل موارد زیر است:

1. اصل کمک به اهداف

ما می دانیم که هر موسسه یا بنگاه اقتصادی اهداف از پیش تعیین شده ای دارد. طبق این اصل، هر طرح و برنامه فرعی باید در دستیابی به اهداف موسسه سهم مثبتی داشته باشد.

2. اصل وعده های برنامه ریزی

اصل طرح ریزی توضیح می دهد که برنامه ریزی مربوط به آینده است و برای آینده، چندین فرض وجود دارد. از این رو، ضمن تدوین برنامه ها، باید دانش کامل، واضح و قابل اعتماد را جمع آوری کرد و پیش بینی ها را به خوبی آماده کرد.

3. اصل کارایی

کارایی طرح و برنامه به نتایج بستگی دارد. این اصل می گوید که حداکثر نتیجه را باید از حداقل هزینه و تلاش به دست آورد. اگر این امر ممکن نباشد یا اهداف به طور کارآمد محقق نشوند، ممکن است به عنوان ناکارآمدی نقشه ها در نظر گرفته شود.

4. اصل تقدم

این اصل می گوید که اهداف، در اولویت قرار دارند. بدون برنامه ریزی، نه سایر عملکردهای مدیریت جهت مناسب را می یابند و نه عملکرد کارآمد و موثر آنها امکان پذیر است. از این رو، برنامه ریزی وظیفه مهم و اصلی مدیریت است که باید به آن توجه شود.

5. اصل انعطاف پذیری

طبق این اصول ، برنامه ها باید انعطاف پذیر باشند. انعطاف پذیری به معنای تغییر متناسب با نیاز است. برنامه های انعطاف پذیر ممکن است مطابق با الزامات تغییر یافته مورد بازنگری قرار گرفته و تلفات آن جلوگیری شود یا به حداقل برسد.

بنابراین، طرح ها باید به گونه ای باشد که با توجه به شرایط، تغییر و تجدید نظر شود. از این اصل برای برنامه ریزی های طولانی مدت استفاده می شود.

6. اصل تغییر ناوبری

این اصل بر این واقعیت تأکید دارد که دقیقاً همانطور که یک ملوان با توجه منظم به سرعت، جهت و تعادل قایق، هر لحظه، نسبت به بردن قایق خود به مقصد توجه دارد. به همین ترتیب، مدیران باید همه مسائل را در نظر بگیرند و در طول مسیر پیاده سازی آنها و تغییرات مورد نیاز و بهبود باید یک روند مداوم وجود داشته باشد.

7. اصل تعهد

این اصل " دوره زمانی " را تعیین می کند. در این اصل، برنامه ریزی باید حداقل برای آن دوره باشد که برای انجام تعهدات با کارمندان، تأمین کنندگان، بدهکاران و مصرف کنندگان و غیره مورد نیاز است.

8. اصل فراگیر شدن

این اصل این واقعیت را توضیح می دهد که برنامه ریزی یک فعالیت فراگیر است، فعالیتی که در تمام سطوح مدیریت کسب و کار لازم است . از این رو، طرح ها باید مطابق با نیازهای همه سطوح مدیریت باشد.

9. اصل چارچوب

منظور از خط مشی ها، اصول کلی است که عملکردهای سازمان را برای دستیابی به این اصل مشخص می کند که سیاست های موسسه باید بدون ابهام، ساده ، صحیح و موجه باشد تا برنامه ریزی آن موثر باشد. علاوه بر این، مؤلفه های برنامه ریزی نیز باید در نظر گرفته شوند.

10. اصل زمان بندی

این اصل بر این نکته تأکید دارد که ضمن تعیین اهداف برای موسسه، محدودیت زمانی برای دستیابی به اهداف مختلف نیز ممکن است به خوبی تعیین شود. محدودیت های زمانی آنها نیز باید اساساً تعیین شود.

مقاله پیشنهادی: چگونه برای موفقیت برنامه ریزی کنیم؟

11. اصل جایگزین

موفقیت برنامه ها بستگی به تصمیم گیری های درست دارد. از این رو، قبل از درخواست تصمیم گیری، باید گزینه های مختلفی کشف و اطلاعات لازم در مورد آنها جمع آوری شود و سپس بهترین گزینه انتخاب شود.

با توجه به این اصل، بهترین هایی که ممکن است در دستیابی به اهداف تعیین شده در زمان تعیین شده با کمترین هزینه نقش داشته باشند، انتخاب می شوند.

12. اصل عامل محدود کننده

این اصل بیان می کند که مدیران باید هنگام انتخاب بهترین گزینه ها، عواملی را که فقط دارای دستاوردهای محدودی در اهداف مورد نظر هستند شناسایی کنند و راه حل های مناسب برای عوامل مهم و قابل اعتراض پیدا شود.

13. اصل استراتژی های رقابتی

اگر هر نهاد رقابتی وجود داشته باشد، باید فعالیت ها و فنون برنامه ریزی سایر موسسات را نیز در نظر داشته باشید. با این کار، شاید موفقیت در تجارت، در میان رقابت ها، تضمین شود.

14. اصل همکاری

تأکید اصلی بر این است که موفقیت طرح و برنامه ها به همکاری کل سازمان بستگی دارد. از این رو، در فرمول بندی برنامه ریزی، همکاری کافی از مدیران و زیر دستان در سطوح مختلف باید حاصل شود، به طوری که برنامه ها می توانند به طور کارآمد اجرا شوند و موانع غیر ضروری برداشته شوند تا نتایج مطلوبی حاصل شود.

اهمیت برنامه ریزی در موفقیت یک سازمان

برنامه ریزی کلید موفقیت یک سازمان است. در واقع بیشتر دستاوردهای شرکت را می توان مدیون طرح و نقشه های دقیق دانست. هر مدیری موظف است ابتدا برای انجام منظم وظایف محوله برنامه ریزی کند.

در چارچوب این عملکرد است که اهداف تعیین می شود، تصمیم گیری صورت می گیرد، پیش بینی می شود و استراتژی ها شروع می شوند. بنابراین، برنامه ریزی اهمیت زیادی در انواع سازمانها - تجاری یا غیر بازرگانی، بخش خصوصی یا دولتی، کوچک یا بزرگ، به خود گرفته است.